Staffelpreise, Kundenpreise, Boni: So bildet ein ERP die Preisfindung im Großhandel ab

Welche Preise und Konditionen muss ein Großhändler im ERP abbilden?

Typisch sind Listenpreise, Kundengruppenpreise, kundenspezifische Preise, Staffelpreise, Aktionspreise, Rahmenvertragspreise und nachträgliche Boni. Sie unterscheiden sich darin, ob sie für jeden Auftrag gelten, vom einzelnen Vorgang abhängen oder erst nach Ablauf eines Zeitraums abgerechnet werden.

Die Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik unterscheidet Konditionen, die unabhängig vom Geschäftsvorfall gelten, etwa Kundenrabatte, von solchen, die vom Geschäftsvorfall abhängen, etwa Mengen- und Aktionsrabatte oder Skonti. Hinzu kommen nachträgliche Konditionen wie Quartals- oder Jahresboni. Jede Preisart braucht deshalb einen eigenen Platz in den Stammdaten, mit Gültigkeitszeitraum und Zuordnung zu Artikel, Kunde oder Kundengruppe.

Die Preisarten im Überblick:

Preisart	Bedeutung	Praxistipp
Listenpreis	allgemeiner Verkaufspreis je Artikel	je Währung oder Vertriebskanal eine eigene Preisliste führen.
Kundengruppenpreis	Preis oder Rabatt für eine Gruppe wie Fachhandel oder Handwerk	erst Kunden sauber Gruppen zuordnen, dann Einzelpreise vergeben.
Kundenspezifischer Preis	Nettopreis oder Rabatt für einen Kunden und Artikel	immer mit Gültigkeitsende anlegen, damit Sonderpreise nicht unbemerkt weiterlaufen.
Staffelpreis	Stückpreis, der mit der Menge sinkt	auf die Einheit beziehen, in der tatsächlich verkauft wird.
Aktionspreis	befristeter Preis für eine Verkaufsaktion	vorab festlegen, ob er auch für Kunden mit Sonderpreis gilt.
Rahmenvertragspreis	vereinbarter Preis für eine Menge, die über eine Laufzeit abgerufen wird	Restmenge und Vertragsende im Auftrag anzeigen.
Bonus	nachträgliche Vergütung auf den Umsatz eines Zeitraums	bonusfähige Umsätze schon bei Vertragsabschluss festlegen.

Warum sind Excel-Nebenrechnungen bei Preisen riskant?

Preise und Rabatte in Excel sind für das ERP-System unsichtbar, deshalb rechnen Auftrag, Marge und Bonusabrechnung mit anderen Werten als der Vertrieb. Laut einer Befragung des Price Management Institute (2025) nutzen zwei Drittel der Handelsunternehmen für Preisentscheidungen zumindest teilweise Excel.

Die Studie „Preist Du schon oder Excelst Du noch?“ befragte über 200 Führungskräfte aus Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce im deutschsprachigen Raum. Demnach erfordern 76 Prozent aller Preisentscheidungen eine manuelle Aktion.

Im Großhandel zeigen sich die Folgen an vier Stellen:

• Wissen bei einzelnen Personen: Warum ein Kunde einen Sonderpreis bekommt, steht in einer Datei oder im Kopf einer Kollegin.
• Keine Historie: Welcher Preis wann galt, lässt sich bei Reklamationen kaum rekonstruieren.
• Abweichende Preise je Kanal: Onlineshop, Kundenportal und EDI-Auftrag ziehen den Preis aus dem ERP-System, nicht aus der Tabelle.
• Unsichtbare Marge: Wird der Preis im Auftrag von Hand überschrieben, lässt sich die Marge je Kunde und Artikel nicht mehr sauber auswerten.

„Wenn nur eine Kollegin weiß, warum ein Kunde seinen Sonderpreis bekommt, ist eure Preisfindung ein Familienrezept, das Oma nie aufgeschrieben hat. Schmeckt großartig, bis Oma im Urlaub ist (und genau dann die Großbestellung reinkommt).“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Wie viel Zeit in der Angebotserstellung steckt, wenn Preise nicht aus einem System kommen, zeigt der technische Händler Anton Klocke Antriebstechnik, der mit ebootis ERP arbeitet: „Wir haben Zeit und Aufwand für Angebotserstellung um 90% reduzieren können.“ Laut des Unternehmens sorgt das integrierte System zudem für eine zuverlässige Preiskalkulation.

Wie findet das ERP-System den richtigen Preis, wenn mehrere Konditionen passen?

Das ERP-System prüft die Konditionen in einer festgelegten Reihenfolge, meist vom speziellsten zum allgemeinsten: Kunde und Artikel vor Kundengruppe vor Preisliste. Gültigkeitszeitraum, Menge und Abzugsreihenfolge der Rabatte entscheiden über den Endpreis, und jede Kondition muss im Nachhinein nachvollziehbar bleiben.

In Anwenderforen taucht regelmäßig die Frage auf, welcher Rabatt gilt, wenn mehrere hinterlegt sind. Die Antwort ist eine festgelegte Prioritätsreihenfolge, zum Beispiel:

1. Sonderpreis oder Rabatt für diesen Kunden und diesen Artikel
2. Preis oder Rabatt der Kundengruppe
3. Staffelpreis nach Menge
4. Aktionspreis
5. Listenpreis als Rückfallebene
6. Prüfung des Endpreises gegen eine Mindestmarge

Ein Beispiel mit frei gewählten Werten: Listenpreis 20,00 Euro, Sonderpreis eines Kunden 17,50 Euro, Staffel ab 100 Stück 17,20 Euro. Bestellt der Kunde 120 Stück, gewinnt bei fester Priorität der Sonderpreis, bei der Regel „Bestpreis“ die Staffel. Beides ist vertretbar, solange die Regel feststeht und nicht von Auftrag zu Auftrag wechselt.

Auch die Abzugsreihenfolge zählt: 10 Prozent Gruppenrabatt und danach 5 Prozent Aktionsrabatt auf 20,00 Euro ergeben 17,10 Euro, also 14,5 Prozent Nachlass statt 15. Zum Schluss prüft das System den Endpreis gegen den Einstandspreis und meldet, wenn die Marge unter eine festgelegte Grenze fällt.

„Wenn für einen Artikel Kundenpreis, Staffel und Aktionspreis gleichzeitig passen, melden sich alle drei zu Wort, und jeder hält sich für den einzig richtigen Preis. Eine feste Reihenfolge in der Preisfindung des ERP-Systems ist die Moderatorin, die freundlich, aber bestimmt entscheidet, wer reden darf.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Laut der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik müssen Konditionen historisch nachvollziehbar sein. Der Auftrag sollte deshalb zeigen, aus welcher Kondition ein Preis stammt, und alte Konditionen enden über ein Gültigkeitsdatum, statt überschrieben zu werden.

In ebootis ERP legen Unternehmen die Prioritätsreihenfolge der Konditionen selbst fest. Die Preisfindung nach Artikeln, Kunden und Kundengruppen arbeitet mit Gültigkeitszeiträumen, zeigt die Preisherkunft im Auftrag an und prüft auf Mindestmarge.

Den Anspruch dahinter hat Steffen Heetfeld im Video der e.bootis ag zu den Vorteilen eines ERP-Systems so beschrieben: „Anstatt selbst mühsam den Verkaufspreis im Dschungel aus Kontrakten, Rabatten und Abnahmemengen herauszufinden, soll das lieber das System machen.“

Wie bildet man Staffelpreise und Mengenrabatte richtig ab?

Staffelpreise legen je Mengenstufe einen Stückpreis fest, Mengenrabatte einen prozentualen Abschlag ab einer bestimmten Menge. Im Großhandel müssen sich beide auf die richtige Einheit wie Stück, Karton oder Palette beziehen und mit Kundenpreisen kombinierbar sein.

Eine Staffel mit frei gewählten Werten: 1 bis 9 Kartons 24,00 Euro, 10 bis 49 Kartons 22,50 Euro, ab 50 Kartons 21,00 Euro je Karton. Laut der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik muss ein Warenwirtschaftssystem Staffelungen und Lupfgrenzen abbilden, also Grenzen, ab denen eine Kondition greift.

Vor dem Anlegen sollten vier Fragen geklärt sein:

• Bezug: Gilt die Staffel für einen Artikel, eine Artikelgruppe oder nur für einen Kunden?
• Einheit: Zählt sie in Stück, Karton oder Palette, und wie wird umgerechnet, wenn der Kunde in einer anderen Einheit bestellt?
• Mengenbasis: Zählt die Position, der ganze Auftrag oder ein Zeitraum? Für Mengen über einen Zeitraum passt meist ein Bonus besser.
• Kombination: Gilt die Staffel zusätzlich zum Kundenrabatt oder an seiner Stelle?

Wie werden Rahmenverträge im ERP abgebildet?

Ein Rahmenvertrag legt Menge, Preis und Laufzeit fest, der Kunde ruft daraus Teilmengen ab. Im ERP-System ist er ein Rahmenauftrag, aus dem Abrufe zum vereinbarten Preis entstehen und der Restmenge und Laufzeit überwacht.

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Rahmenvertrag als „Vertrag, in dem in einem definierten Zeitraum eine festgelegte Menge eines bestimmten Produkts vom Abnehmer in festzulegenden Teilmengen abgerufen wird“. Ein Abruf zieht seinen Preis deshalb aus dem Rahmenauftrag, nicht aus Preisliste oder Staffel.

Ein Rahmenauftrag im ERP-System umfasst typischerweise:

• Vertragskopf: Kunde, Artikel, Menge, Preis und Laufzeit
• Abrufe: Aufträge mit Vertragsbezug, die die abgerufene Menge abbuchen
• Überwachung: Hinweis, wenn ein Abruf die Restmenge überschreitet oder nach Vertragsende eingeht
• Auswertung: auslaufende Verträge und hohe Restmengen

Nach Vertragsende greift entweder wieder die normale Preisfindung, oder der Auftrag geht zur Klärung an den Vertrieb. Auch in ebootis ERP gehören Rahmenaufträge zum Vertrieb.

Im Einkauf gilt dasselbe Prinzip spiegelbildlich: Rahmenverträge und Boni von Lieferanten fließen in den Einstandspreis ein und bestimmen, welche Marge im Verkauf übrig bleibt.

Wie rechnet das ERP Kundenboni automatisch ab?

Boni werden nachträglich auf den Umsatz eines Zeitraums gewährt, meist gestaffelt nach Umsatzhöhe. Das ERP-System sammelt die bonusrelevanten Umsätze je Kunde laufend, rechnet am Periodenende ab, erzeugt die Gutschrift und berichtigt dabei die Umsatzsteuer.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Boni als „Vergütungen, die den Abnehmern als Treueprämie nachträglich (z.B. halbjährlich oder am Jahresende) vom Lieferanten gewährt werden“, meist prozentual gestaffelt nach dem erreichten Umsatz. Beim Lieferanten sind sie eine Erlösschmälerung.

Im ERP-System ist die Bonusvereinbarung ein eigenes Stammdatum: Kunde oder Kundengruppe, Zeitraum, Staffel (mit frei gewählten Werten etwa 1 Prozent ab 50.000 Euro und 2 Prozent ab 100.000 Euro Jahresumsatz) und bonusfähige Artikel. Aus den laufenden Rechnungen rechnet das System unterjährig hoch, welche Stufe ein Kunde voraussichtlich erreicht. Der Vertrieb sieht so, wo sich ein Gespräch lohnt, und das Controlling kann die erwartete Bonuslast einplanen.

Mit der Abrechnung ändert sich nachträglich das Entgelt. Nach § 17 Umsatzsteuergesetz gilt: „Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz … geändert, hat der Unternehmer, der diesen Umsatz ausgeführt hat, den dafür geschuldeten Steuerbetrag zu berichtigen.“ Der Kunde berichtigt entsprechend seinen Vorsteuerabzug. Die steuerlichen Einzelheiten klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung.

In ebootis ERP werden Bonusvereinbarungen für Kunden und Kundengruppen hinterlegt. Bonusvereinbarungen und Preisstaffeln laufen dabei automatisch im Auftragsprozess mit, und die Kundenboni lassen sich unterjährig hochrechnen.

„Die Bonusabrechnung per Excel ist in manchen Vertriebsabteilungen eine Polarexpedition: Im Januar bricht jemand mit Proviant und einem Berg Umsatzlisten auf und taucht erst Wochen später wieder auf. Rechnet das ERP-System die Kundenboni unterjährig mit, kennt jeder den Zwischenstand, bevor irgendwer den Schlafsack packt.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Wer steht hinter diesem Beitrag?

Dieser Beitrag stammt von Steffen Heetfeld, der seit über zehn Jahren das Marketing des ERP-Herstellers e.bootis ag leitet. Er schreibt über ERP-Auswahl, ERP-Einführung und Prozessoptimierung im Mittelstand.

Weitere Beiträge findet ihr auf seinem Autorenprofil bei ebootis.de.

Über die e.bootis ag: Die e.bootis ag aus Essen entwickelt die ERP-Standardsoftware ebootis ERP für mittelständische Unternehmen aus Großhandel, technischem Handel, Produktion und Logistik. Das 1982 gegründete Familienunternehmen bietet Beratung, Entwicklung sowie Support und Service aus einer Hand – aus über 40 Jahren sind mehr als 1.500 ERP-Projekte entstanden.

Über ebootis ERP: ebootis ERP ist eine ERP-Standardsoftware „made in Germany“, die sich umfangreich an die eigenen Prozesse anpassen lässt. Sie bündelt Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft, Warenwirtschaft, Rechnungswesen und weitere Bereiche in einem System.

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