Ab wann reicht ein Warenwirtschaftssystem im Großhandel nicht mehr aus?

Was ist der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Warenfluss ab, also Einkauf, Lager und Verkauf. Ein ERP-System verbindet diesen Warenfluss mit Finanzbuchhaltung, Controlling, Personal und der Anbindung von Kunden und Lieferanten in einer gemeinsamen Datenbasis.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt das Warenwirtschaftssystem als „informationstechnische Abbildung der Warenprozesse und zielorientierte Verarbeitung aller warenbegleitenden Daten“. Im Mittelpunkt stehen also Artikel, Bestände, Bestellungen und Aufträge.

Ein ERP-System geht weiter: Es steuert die Ressourcen des gesamten Unternehmens. Wie fließend die Grenze in der Praxis ist, zeigt die Definition des Statistischen Bundesamts, das ERP als Steuerung der Unternehmensressourcen „innerhalb eines elektronischen Warenwirtschaftssystems“ beschreibt. Viele Warenwirtschaftssysteme haben über die Jahre Module angesetzt, viele ERP-Systeme haben eine vollwertige Warenwirtschaft an Bord.

Für die Entscheidung zählt deshalb weniger der Name des Systems als die Frage, wie viele Prozesse außerhalb davon laufen. Welche Funktionen ein ERP-System im Großhandel mitbringen sollte, zeigt unsere Übersicht zum ERP-System für den Großhandel.

Woran erkennt ein Großhändler, dass sein Warenwirtschaftssystem nicht mehr ausreicht?

Typische Signale sind Excel-Nebenrechnungen für Konditionen, doppelte Datenerfassung zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung, fehlende EDI- oder Shop-Anbindungen und ein System, um das die Mitarbeitenden herumarbeiten. Treten mehrere dieser Signale gleichzeitig auf, lohnt sich eine strukturierte Prüfung.

Die folgenden sieben Signale sind im Großhandel typisch:

Signal	Woran erkennbar	Praxistipp
Excel-Kleber bei Preisen und Konditionen	Kundenpreise, Staffeln, Rahmenverträge oder Boni werden in Tabellen nachgerechnet, weil das System sie nicht abbildet	Zählt, wie viele Tabellen der Vertrieb vor einer Angebotsabgabe öffnen muss.
Doppelte Erfassung	Belege aus der Warenwirtschaft werden in der Finanzbuchhaltung noch einmal erfasst oder abgeglichen	Schätzt die Stunden pro Monatsabschluss, die in diesen Abgleich fließen.
Partner fordern EDI	Große Kunden oder Lieferanten möchten Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen elektronisch austauschen, das System kann es nicht oder nur über teure Umwege	Fragt eure fünf wichtigsten Kunden nach ihren Plänen.
Shop und Portal hängen am Export	Preise und Bestände kommen per Datei-Import in den B2B-Shop und sind nie ganz aktuell	Prüft, wie oft Kunden Ware bestellen, die nicht mehr verfügbar ist.
Wachstum stößt an Grenzen	Ein zweites Lager, eine weitere Gesellschaft oder ein neues Land lassen sich nicht abbilden	Legt eure Wachstumspläne der nächsten Jahre neben die Funktionsliste des Systems.
Updates und Support stocken	Eigenentwicklungen blockieren neue Versionen, oder der Anbieter entwickelt kaum noch weiter	Lasst euch die Roadmap des Herstellers schriftlich geben.
Das Team meidet das System	Mitarbeitende arbeiten mit eigenen Listen daran vorbei, es entstehen Schattenprozesse	Fragt die Key User, welche Aufgabe sie zuerst aus dem System heraus verlagern.

„Wenn die Konditionen eures wichtigsten Kunden in einer Datei namens ‚Preise_final_NEU_wirklich_final.xlsx‘ wohnen, hat euer Warenwirtschaftssystem still und leise gekündigt. Es hat es euch nur nicht gesagt (Warenwirtschaftssysteme sind in solchen Dingen eher schüchtern).“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Die Unternehmensgröße ist dabei ein Anlass zur Prüfung, kein Automatismus. Aus unserer Erfahrung als ERP-Hersteller sollten sich Großhändler ab 30 Mitarbeitenden mit einem ERP-System auseinandersetzen – ob ein Wechsel nötig ist, entscheiden aber die Signale im Alltag. Eine allgemeine Übersicht über sieben typische Anzeichen für einen ERP-Wechsel gibt es auch als kurzes Video:

Welche Rolle spielen Fachkräftemangel und Wachstum bei der Entscheidung?

Im Großhandel gilt der Fachkräftemangel als größte Herausforderung, deshalb muss Wachstum meist mit dem vorhandenen Team gelingen. Das funktioniert nur, wenn Routinevorgänge automatisiert laufen und nicht per Hand zwischen Systemen übertragen werden.

In der Sektoruntersuchung Großhandel, die der BGA 2023 gemeinsam mit Deloitte und Roland Berger vorgestellt hat, nannten die Unternehmen die Fachkräfteverfügbarkeit mit 94 Prozent als größte Herausforderung, gefolgt von der Sicherung der Lieferketten. Die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung sahen 86 Prozent als Herausforderung.

Für die Systemfrage heißt das: Jeder Beleg, der abgetippt, jede Preisliste, die manuell gepflegt, und jeder Abgleich, der von Hand gemacht wird, bindet genau die Menschen, die im Vertrieb, im Einkauf oder im Lager fehlen. Ein Warenwirtschaftssystem, das nur mit viel Handarbeit funktioniert, begrenzt damit das Wachstum – auch wenn es technisch noch läuft.

Wie sich das auswirken kann, beschreibt der Elektronikdistributor Gudeco Elektronik nach dem Umstieg auf ebootis ERP:

„Wir erreichen mit dem gleichen Stab an Mitarbeitern eine deutlich höhere Effizienz, die wir durch die Marktgeschwindigkeit auch benötigen.“

Was bedeuten gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnung für das Warenwirtschaftssystem?

Pflichten zum elektronischen Datenaustausch, etwa E-Rechnungen in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, setzen voraus, dass das System strukturierte Daten erzeugen und automatisch verarbeiten kann. Ob ein Warenwirtschaftssystem das per Update lernt oder nur über Zusatzlösungen, ist ein guter Test für seine Zukunftsfähigkeit.

Eine E-Rechnung ist nach der Definition, die die IHK Rhein-Neckar erläutert, eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ wird, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht.

Für Großhändler ist das mehr als eine Formatfrage. Sie schreiben viele Rechnungen, Gutschriften und Bonusabrechnungen und empfangen ebenso viele Eingangsrechnungen. Wenn diese Belege nicht direkt aus dem System entstehen und dort automatisch geprüft und gebucht werden, wächst der manuelle Aufwand mit jedem neuen Kunden.

Prüft deshalb, ob euer System strukturierte Rechnungsformate selbst erzeugen und einlesen kann oder ob dafür Zusatzprogramme und Zwischenschritte nötig sind. Welche Fristen und Übergangsregeln für euer Unternehmen gelten, klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung.

Reicht ein Upgrade des bestehenden Systems oder braucht es ein neues?

Ein Upgrade hilft, wenn das System technisch aktuell ist und nur Funktionen fehlen, die der Hersteller ohnehin liefert. Fehlt dagegen die Grundlogik, etwa eine integrierte Finanzbuchhaltung oder die Abbildung mehrerer Gesellschaften, verschiebt ein Upgrade das Problem nur.

Drei Fragen helfen bei der Einordnung:

• Läuft das System auf aktuellen Betriebssystemen und Datenbanken, und gibt es regelmäßig neue Versionen?
• Bekommt ihr bei Fehlern verlässlich Support, oder seid ihr mit jedem Problem allein?
• Lassen sich neue Schnittstellen, Apps oder Portale ohne großen Programmieraufwand anbinden?

Werden alle drei Fragen mit Ja beantwortet und fehlen nur einzelne Funktionen, ist ein Upgrade oft der wirtschaftlichere Weg. Arbeiten die Teams dagegen regelmäßig um das System herum, weil Prozesse sich grundsätzlich nicht abbilden lassen, bleibt auch die neue Version ein Flickenteppich.

„Ein Update für ein Warenwirtschaftssystem, dem die Grundlogik fehlt, ist wie ein frischer Anstrich für den Gartenschuppen, in dem ihr eigentlich ein Hochregallager betreiben wolltet. Hübscher wird er dadurch, größer leider nicht.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Bei der Auswahl eines neuen Systems sollten die eigenen Abläufe den Maßstab bilden. Der technische Großhändler Strenge beschreibt das so: „für uns war entscheidend, dass wir letzten Endes einen Partner finden, der sich unseren Prozessen anpasst, und nicht, dass wir uns der Software anpassen müssen“.

Wie geht ein Großhändler den Umstieg an, ohne das Tagesgeschäft zu gefährden?

Mit einer ehrlichen Ist-Analyse, einem Lastenheft aus Prozesssicht und einem Projektplan, der die Lieferfähigkeit am Umstellungstag absichert. Je nach Projektumfang und Unternehmensgröße dauert eine ERP-Einführung erfahrungsgemäß zwischen einem und zwei Jahren.

Dass Digitalisierungsprojekte kein Selbstläufer sind, zeigt die Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft“ von 2025: 53 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung zu haben. Ein Systemwechsel braucht deshalb Zeit, Verantwortliche und klare Prioritäten.

„Wer seine Stammdaten vor einem ERP-Wechsel nicht bereinigt, zieht um, ohne den Keller auszumisten. Im neuen System steht dann alles hübsch sortiert, inklusive der drei Artikel, die seit dem letzten Jahrtausend niemand mehr bestellt hat.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Diese Schritte machen den Umstieg planbar:

• Ist-Analyse: Welche Prozesse laufen heute außerhalb des Systems, und was kostet das an Zeit?
• Lastenheft aus Prozesssicht: Konditionen, Partneranbindungen, Lagerlogik und Belegkette beschreiben, nicht nur Funktionen auflisten.
• Datenübernahme planen: Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten früh bereinigen.
• Tests mit echten Fällen: Sonderpreise, Streckenaufträge, Retouren und Gutschriften vor dem Start durchspielen.
• Stichtag absichern: Den Umstellungstag so planen, dass Aufträge ohne Unterbrechung ausgeliefert werden.

Gudeco Elektronik hat den letzten Punkt als größte Herausforderung beschrieben – und gemeistert: „dass wir vom ersten Tag an lieferfähig sein mussten, und das waren wir auch“.

Wer steht hinter diesem Beitrag?

Dieser Beitrag stammt von Steffen Heetfeld, der seit über zehn Jahren das Marketing des ERP-Herstellers e.bootis ag leitet. Er schreibt über ERP-Auswahl, ERP-Einführung und Prozessoptimierung im Mittelstand.

Sein Ziel ist es, das Wissen aus ERP-Projekten so aufzubereiten, dass mittelständische Unternehmen typische Stolpersteine bei Auswahl und Einführung vermeiden. Weitere Beiträge findet ihr auf seinem Autorenprofil bei ebootis.de.

Über die e.bootis ag: Die e.bootis ag aus Essen entwickelt die ERP-Standardsoftware ebootis ERP für mittelständische Unternehmen aus Großhandel, technischem Handel, Produktion und Logistik. Das 1982 gegründete Familienunternehmen bietet Beratung, Entwicklung sowie Support und Service aus einer Hand – aus über 40 Jahren sind mehr als 1.500 ERP-Projekte entstanden.

Über ebootis ERP: ebootis ERP ist eine ERP-Standardsoftware für den Mittelstand, entwickelt in Deutschland und umfangreich an die eigenen Prozesse anpassbar. Sie bündelt Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft, Artikelverwaltung, Produktion, Rechnungswesen, Personalwesen, Servicemanagement, Archiv und Onlineshop in einem System.

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