Disposition im Großhandel: So stellen Großhändler Meldebestand, Sicherheitsbestand und ABC/XYZ-Analyse ein

Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand, Sicherheitsbestand und Mindestbestand?

Der Sicherheitsbestand puffert Schwankungen bei Nachfrage und Lieferzeit, der Meldebestand löst die Bestellung aus und besteht aus Sicherheitsbestand plus erwartetem Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit. „Mindestbestand“ wird in der Praxis meist gleichbedeutend mit Sicherheitsbestand verwendet.

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Meldebestand als den „Bestand, bei dessen Erreichen eine Bestellung ausgelöst wird“. Er setzt sich aus dem Sicherheitsbestand und dem während der Beschaffungszeit erwarteten Verbrauch zusammen. Wie hoch der Sicherheitsbestand ausfällt, hängt von der Länge der Beschaffungszeit und der angestrebten Lieferbereitschaft ab. Im ERP-System heißt der Meldebestand oft Bestellpunkt.

Der Sicherheitsbestand ist die Reserve für den Fall, dass etwas anders läuft als geplant: unerwartet hoher Verbrauch, eine verspätete Lieferung oder eine fehlerhafte Lieferung, die zurückgeht. Im Normalfall wird er nicht angetastet.

Die drei Begriffe im Überblick:

Begriff	Bedeutung	Praxistipp
Sicherheitsbestand	Puffer gegen unerwartet hohen Verbrauch und verspätete Lieferungen	Legt ihn je Artikelklasse fest, nicht einheitlich für das ganze Lager.
Meldebestand (Bestellpunkt)	Schwelle, bei der eine Bestellung ausgelöst wird	Lasst ihn vom ERP-System aus Verbrauch, Wiederbeschaffungszeit und Sicherheitsbestand berechnen.
Mindestbestand	meist ein anderes Wort für den Sicherheitsbestand, im Lager manchmal auch die Untergrenze an einem Kommissionierplatz	Klärt intern, welche Bedeutung gilt, bevor ihr Parameter im System pflegt.

Wie berechnet man den Meldebestand?

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Sicherheitsbestand. Entscheidend ist weniger die Formel als die Datenbasis: Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit sollten aus echten Lagerbewegungen und Lieferdaten stammen, nicht aus Schätzungen.

Die Formel folgt direkt aus der Definition im Gabler Wirtschaftslexikon: Der Meldebestand muss den Verbrauch bis zum Eintreffen der Ware decken und zusätzlich den Sicherheitsbestand enthalten. Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten, die keine Branchenwerte darstellen:

Rechenbeispiel	Wert
Durchschnittlicher Verbrauch	20 Stück pro Tag
Wiederbeschaffungszeit	10 Tage
Sicherheitsbestand	60 Stück
Meldebestand	20 × 10 + 60 = 260 Stück

Sinkt der Bestand auf 260 Stück, wird bestellt. 200 Stück decken den erwarteten Verbrauch bis zum Wareneingang, die übrigen 60 Stück reichen für rund drei zusätzliche Tage, falls die Lieferung später kommt oder mehr verkauft wird.

Zur Wiederbeschaffungszeit gehört mehr als die Lieferzeit des Lieferanten: Auch die Zeit für Bestellvorschlag, Freigabe, Wareneingang und Einlagerung zählt mit. Wer nur die Lieferzeit aus dem Katalog einträgt, rechnet den Meldebestand zu knapp. Für den Sicherheitsbestand gilt: Je höher die angestrebte Lieferbereitschaft und je stärker Verbrauch und Lieferzeit schwanken, desto größer muss der Puffer sein.

Warum funktionieren feste Meldebestände im Großhandel mit tausenden Artikeln nicht?

Feste Meldebestände veralten, sobald sich Nachfrage oder Lieferzeiten ändern, und bei tausenden Artikeln fällt das im Alltag niemandem auf. Die Folge sind gleichzeitig Fehlmengen bei Schnelldrehern und gebundenes Kapital bei Artikeln, die kaum noch verkauft werden.

Ein Beispiel: Ein Lieferant verlängert seine Lieferzeit von 10 auf 20 Tage. Der eingetragene Meldebestand bleibt, wie er ist, die Bestellung kommt zu spät, und der Artikel fehlt. Umgekehrt löst ein Artikel, der längst von einem Nachfolger abgelöst wurde, weiter Bestellungen aus, weil sein Meldebestand noch aus besseren Zeiten stammt.

Im Alltag reagieren Disponenten darauf mit eigenen Korrekturen: Bestellvorschläge werden nach Erfahrung überschrieben, Sonderlisten in Excel geführt, Puffer „zur Sicherheit“ erhöht. Das hält den Betrieb am Laufen, macht die Disposition aber vom Wissen einzelner Personen abhängig.

Welches Potenzial hier liegt, zeigt die Sektoruntersuchung Großhandel des BGA mit Deloitte und Roland Berger aus dem Jahr 2023: Weniger als 16 Prozent der Befragten gaben an, in den drei Jahren zuvor ihr Working Capital Management optimiert zu haben. Die Sicherung der Lieferketten belastete laut derselben Untersuchung 90 Prozent. Lieferfähigkeit und Kapitalbindung sind also zwei Seiten desselben Problems.

„Ein fester Meldebestand für tausende Artikel ist wie eine stehengebliebene Uhr. Zweimal am Tag zeigt sie die richtige Zeit, ihr wisst nur leider nicht, wann (eure Kunden finden es meistens vor euch heraus).“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Wie hilft die ABC/XYZ-Analyse, Dispositionsparameter je Artikel festzulegen?

Die ABC-Analyse ordnet Artikel nach ihrem Verbrauchswert, die XYZ-Analyse nach der Regelmäßigkeit ihres Verbrauchs. Aus der Kombination entstehen neun Klassen, für die sich Sicherheitsbestand, Lieferbereitschaftsziel und Dispositionsverfahren unterschiedlich einstellen lassen.

Die ABC-Analyse klassifiziert Artikel nach ihrem Anteil am gesamten Verbrauchswert, also Menge mal Preis. A-Artikel machen einen großen Teil des Werts aus, C-Artikel einen kleinen. Wo die Grenzen zwischen den Klassen liegen, legt jedes Unternehmen im Einzelfall fest.

Die XYZ-Analyse, auch RSU-Analyse genannt, ordnet Lagerartikel nach ihrer Verbrauchsstruktur: regelmäßig (X), schwankend oder saisonal (Y) und unregelmäßig (Z). Ihr Ergebnis ist laut Gabler eine Prioritätenliste zur Optimierung der Materialdisposition.

Erst die Kombination beider Analysen sagt, wie ein Artikel disponiert werden sollte. Die folgenden Faustregeln sind Ausgangspunkte, keine Normwerte:

Klasse	Bedeutung	Praxistipp
AX (hoher Wert, regelmäßiger Verbrauch)	gut planbar und kapitalintensiv	knapper Sicherheitsbestand, häufig in kleineren Mengen bestellen.
AY (hoher Wert, schwankender Verbrauch)	Trend oder Saison bestimmen den Bedarf	mit Prognoseverfahren disponieren und die Parameter häufiger prüfen.
AZ (hoher Wert, unregelmäßiger Verbrauch)	kaum planbar und teuer auf Lager	möglichst auftragsbezogen beschaffen oder kurze Lieferzeiten mit dem Lieferanten vereinbaren.
B-Klassen	liegen dazwischen	mit Standardregeln und mittlerem Puffer arbeiten und nur bei Auffälligkeiten nachsteuern.
CX (geringer Wert, regelmäßiger Verbrauch)	wenig Kapital, viel Bestellaufwand	großzügiger Sicherheitsbestand, seltener in größeren Mengen bestellen.
CZ (geringer Wert, unregelmäßiger Verbrauch)	typische Ladenhüter-Kandidaten	prüfen, ob der Artikel ins Lagersortiment gehört oder auf Kundenauftrag beschafft wird.

„Jedes Lager ist eine WG: Ein paar Artikel verdienen das Geld für alle, und ein paar wohnen seit Jahren mietfrei im Regal. Die ABC/XYZ-Analyse findet heraus, wer wer ist, damit ihr eure Aufmerksamkeit den richtigen Mitbewohnern widmet.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Welche Einstellungen braucht die Disposition im ERP-System?

Das ERP-System braucht je Artikel, oft je Artikel und Lieferant, Wiederbeschaffungszeit, Sicherheitsbestand, Bestellpunkt, Losgrößen und die ABC/XYZ-Klasse. Pflegbar bleibt das bei tausenden Artikeln nur mit Regeln je Klasse und Massendatenbearbeitung statt Einzelpflege.

Diese Stammdaten sind die Grundlage jeder automatischen Disposition:

Stammdaten	Erläuterung
Wiederbeschaffungszeit je Lieferant	inklusive interner Bearbeitung und Wareneingang, aus echten Lieferdaten ermittelt.
Sicherheitsbestand oder Lieferbereitschaftsziel	je Artikelklasse vorgegeben, damit das System den Puffer berechnen kann.
Bestellpunkt (Meldebestand)	vom System aus Verbrauch, Wiederbeschaffungszeit und Sicherheitsbestand berechnet.
Losgrößen und Verpackungseinheiten	Mindestbestellmengen, Staffeln und Gebindegrößen des Lieferanten.
ABC/XYZ-Klasse	steuert, welche Regel für den Artikel gilt.
Dispositionsverfahren	Bestellpunkt, fester Bestellrhythmus oder Prognose.

Auch die Lagerstruktur gehört dazu. Wer Ware in einem Reservelager hält und von festen Plätzen kommissioniert, braucht an diesen Plätzen eigene Mindestbestände. Sie sorgen dafür, dass Nachschub rechtzeitig umgelagert wird, unabhängig von der Bestellung beim Lieferanten.

Wie das im Artikelstamm aussieht, zeigt das Video der e.bootis ag zur Lagerverwaltung. Im Baustein „Bestandsdaten“ liegen dort unter anderem „Bestellpunkte und Sicherheitsbestände, Wiederbeschaffungszeiten und so weiter und so fort“. Und für Kommissionierplätze gilt: „Basierend auf festgelegten Mindestbeständen an den Prioplätzen kann das System Umlagerungsvorschläge auslösen.“ Zum naheliegenden Einwand großer Sortimente heißt es im Video:

„Bevor Sie jetzt Panik bekommen, die ganzen Einstellungen müssen Sie natürlich nicht für jeden Ihrer tausenden Artikel einzeln bearbeiten. Dafür gibt es in [ebootis ERP] Funktionen zur Massendatenbearbeitung.“

In ebootis ERP, dem ERP-System der e.bootis ag, stehen für die Disposition Verfahren nach Bestellpunkt und Bestellrhythmus zur Verfügung, ergänzt um Prognoseverfahren in der Materialwirtschaft, die geeignete Rechenalgorithmen automatisch auswählen. Wie Lagerorte, Lagerplätze und die Einstellungen am Artikel zusammenspielen, zeigt unser Ratgeber, wie ihr Bestellpunkte und Sicherheitsbestände am Artikel pflegt.

Wie oft sollten Großhändler ihre Dispositionsparameter überprüfen?

ABC/XYZ-Klassen und Dispositionsparameter sollte das ERP-System regelmäßig automatisch neu berechnen, zusätzlich lohnt eine gezielte Prüfung bei Sortiments-, Lieferanten- oder Saisonwechseln. Ob die Einstellungen wirken, zeigt der Lagerumschlag je Artikelklasse.

Einen allgemeingültigen Rhythmus gibt es nicht. Sinnvoll ist, die Neuberechnung von Verbrauch, Klassen und Bestellpunkten zu automatisieren und die Aufmerksamkeit auf Ausnahmen zu lenken. Anlass für eine gezielte Prüfung sind vor allem:

• ein neuer Lieferant oder veränderte Lieferzeiten,
• Sortimentswechsel, Nachfolgeartikel und Auslaufartikel,
• Saisonbeginn, Aktionen und Großaufträge einzelner Kunden,
• auffällig viele Fehlmengen oder Überbestände in einer Klasse.

Als Erfolgskontrolle eignet sich die Umschlagshäufigkeit, also Wareneinsatz geteilt durch durchschnittlichen Lagerbestand. Gabler nennt sie eine „zentrale Kennzahl für die Steuerung der Warenwirtschaft in Handelsunternehmen“. Getrennt nach Artikelklassen zeigt sie, wo Renner fehlen und Penner zu lange liegen.

„Kleine Gewissensfrage: Wann habt ihr die Wiederbeschaffungszeiten in eurem ERP-System zuletzt angeschaut? Wenn die Antwort mit ‚Das hat damals jemand eingerichtet, der inzwischen in Rente ist‘ beginnt, ist heute ein prima Tag für einen Blick in die Dispositionsparameter.“

Steffen Heetfeld, Marketingleiter der e.bootis ag

Prognoseverfahren und künstliche Intelligenz erkennen Trends und Saisonmuster früher als feste Parameter. Saubere Stammdaten ersetzen sie aber nicht: Mit einer falschen Wiederbeschaffungszeit rechnet auch der beste Algorithmus falsch. Wie ebootis ERP dafür eigene Machine-Learning-Algorithmen in der Bestellvorschlagsrechnung einsetzt, zeigt die Seite zu den KI-Funktionen.

Wer steht hinter diesem Beitrag?

Dieser Beitrag stammt von Steffen Heetfeld, der seit über zehn Jahren das Marketing des ERP-Herstellers e.bootis ag leitet. Er schreibt über ERP-Auswahl, ERP-Einführung und Prozessoptimierung im Mittelstand.

Sein Ziel ist es, das Wissen aus ERP-Projekten so aufzubereiten, dass mittelständische Unternehmen typische Stolpersteine bei Auswahl und Einführung vermeiden. Weitere Beiträge findet ihr auf seinem Autorenprofil bei ebootis.de.

Über die e.bootis ag: Die e.bootis ag aus Essen entwickelt die ERP-Standardsoftware ebootis ERP für mittelständische Unternehmen aus Großhandel, technischem Handel, Produktion und Logistik. Das 1982 gegründete Familienunternehmen bietet Beratung, Entwicklung sowie Support und Service aus einer Hand – aus über 40 Jahren sind mehr als 1.500 ERP-Projekte entstanden.

Über ebootis ERP: ebootis ERP ist eine ERP-Standardsoftware für den Mittelstand, entwickelt in Deutschland und umfangreich an die eigenen Prozesse anpassbar. Sie bündelt Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft mit Disposition, Artikelverwaltung, Produktion, Rechnungswesen und weitere Bereiche in einem System.

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