Mit KPIs im Einkauf werden Entscheidungen nicht länger gewürfelt, sondern gezielt getroffen. Klare Kennzahlen macht die Beschaffung transparenter, schneller und verlässlicher. Sie sind euer Werkzeug, um aus dem Chaos Klarheit zu schaffen – und aus guten Einkäufern verdammt gute zu machen.
TL;DR
Key Performance Indicators sind keine lustigen Excel-Spielereien für Controller. Sie sind messbare Werte, die euch zeigen, ob eure Einkaufsprozesse rocken oder eher vor sich hindümpeln. Kennzahlen im Einkauf zeigen Trends auf und liefern euch die Grundlage für smarte Optimierungen.
Der Unterschied zwischen Kennzahlen und KPIs? Ganz einfach: Jede KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl verdient den KPI-Status. KPIs sind direkt mit euren Unternehmenszielen verknüpft – sie zeigen euch, ob ihr auf Kurs seid oder gegen den Wind segelt.
Mit KPIs für Einkauf und Beschaffung verfolgt ihr mehrere Ziele gleichzeitig:
Das Einkaufscontrolling wird vom notwendigen Übel zur strategischen Waffe.
Die Auswahl an möglichen Kennzahlen ist riesig. Zu viele KPIs? Ihr verliert den Überblick. Zu wenige? Ihr arbeitet blind. Der Sweet Spot liegt irgendwo zwischen 10 und 15 relevanten KPI Einkaufscontrolling-Metriken, die ihr regelmäßig trackt.
Kennzahlen zur Kostenkontrolle beim Einkauf richten das Augenmerk auf die Ausgaben im Beschaffungsprozess. Sie beurteilen, wie effizient und wirtschaftlich gearbeitet wird.
| KPI im Einkauf | Was misst sie? | Berechnung | Warum wichtig? |
|---|---|---|---|
| Kosten pro Bestellung | Verwaltungsaufwand pro Order | Gesamtkosten Bestellbearbeitung / Anzahl Bestellungen | Zeigt Optimierungspotenzial in der Prozesseffizienz |
| Einsparungsquote | Verhandlungserfolg | Realisierte Einsparungen / Gesamtkosten | Misst die Fähigkeit im Einkauf Kosten zu reduzieren |
| Einkaufsvolumen | Gesamte Beschaffungsaktivität | Summe aller Ausgaben des Einkaufs im Zeitraum X | Basis für strategische Planung und Budgetierung |
| Materialkostenquote | Verhältnis Materialkosten zu Gesamtkosten | Materialkosten / Gesamtkosten | Identifiziert Hebel für Einsparungen |
Diese Kennzahlen im Einkauf geben euch einen direkten Blick auf eure finanzielle Performance.
Prozessbezogene KPIs messen, wie gut und schnell Arbeitsschritte in einem Unternehmen funktionieren. Beim Einkaufscontrolling beziehen sich diese Kennzahlen auf die verschiedenen Vorgänge beim Bestellen. Sie helfen dabei, Engpässe und langsame Abläufe zu finden. So verbessert das Unternehmen seine Prozesse und die gesamte Leistung des Einkaufs.
| KPI im Einkauf | Was misst sie? | Berechnung | Warum wichtig? |
|---|---|---|---|
| Bestellzykluszeit | Interne Bearbeitungszeit | Datum der Auftragsbestätigung – Datum der Auftragserteilung | Kürzere Zeiten = effizientere Prozesse |
| Automatisierungsgrad | Anteil automatisierter Prozesse | Anzahl Automatisierte Prozesse / Gesamtprozesse | Höhere Werte = weniger Fehler, mehr Kapazität |
| Einkaufsvolumen | Gesamte Beschaffungsaktivität | Summe aller Ausgaben des Einkaufs im Zeitraum X | Basis für strategische Planung und Budgetierung |
| Bearbeitungszeit | Procurement-Zyklus, End-to-End | Zeitspanne von Bedarf bis Rechnungslegung | Zeigt Bottlenecks im Workflow – ähnlich wie Bestellzykluszeit, aber |
Lieferantenbezogene KPIs bewerten, wie gut und zuverlässig eure Lieferanten arbeiten. Sie helfen euch, die Qualität und die Zusammenarbeit zu prüfen und zu verbessern. Wenn ihr diese Zahlen auswertet, trefft ihr bessere Entscheidungen. Das stärkt eure Lieferketten und verringert Risiken.
| KPI im Einkauf | Was misst sie? | Berechnung | Warum wichtig? |
|---|---|---|---|
| Lieferzuverlässigkeit (OTIF) | Pünktlichkeit und Vollständigkeit einer Lieferung | Termingerechte und vollständige Lieferungen / Gesamtlieferungen × 100 | Hohe OTIF-Quote (zwischen 95% und 99%) deutet auf eine effiziente Lieferkette und hohe Kundenzufriedenheit hin |
| Lieferantenanzahl | Portfolio-Diversität | Anzahl aktiver Lieferanten | Balance zwischen Risiko und Komplexität. Höhere Anzahl = kleineres Risiko. |
Kennzahlen für die Qualität bewerten die Güte der gekauften Produkte und Dienstleistungen. Sie messen auch die Leistung der Lieferanten. Diese Kennzahlen prüfen die Qualität des Einkaufs, erkennen Probleme und helfen dabei, die Qualität zu verbessern.
| KPI im Einkauf | Was misst sie? | Berechnung | Warum wichtig? |
|---|---|---|---|
| Reklamationsquote | Fehlerhafte Lieferungen | Reklamierte Lieferungen / Gesamtlieferungen × 100 | Direkter Indikator für Lieferantenqualität |
| Lieferantenqualität | Fehlerfreie Lieferungen | Fehlerfreie Lieferungen / Gesamtlieferungen × 100 | Hohe Werte = bessere Produkte |
| Qualitätskosten | Finanzielle Mängel-Auswirkung | Kosten für Nacharbeit + Ausschuss + Reklamationen | Versteckte Kosten sichtbar machen |
Ihr habt eure KPIs definiert. Cool. Aber wie nutzt ihr sie jetzt wirklich? Hier kommt die Technologie ins Spiel.
Moderne ERP-Systeme wie ebootis ERP verwandeln eure KPIs in visuell erfassbare Dashboards. Auf einen Blick seht ihr:
Einkauf & Beschaffung in ebootis ERP
Was die ERP-Software ebootis ERP für euch im Einkauf leisten kann, seht ihr hier:
Produktbroschüre DownloadenKPIs im Einkauf sind euere Abkürzung zu besseren Beschaffungsentscheidungen. Sie machen Unsichtbares sichtbar, Komplexes messbar und Bauchgefühle überprüfbar.
Der Trick? Nicht in der Masse von Kennzahlen ertrinken. Fokussiert euch auf 10-15 wirklich relevante KPIs aus allen vier Kategorien. Trackt sie konsequent. Optimiert basierend auf dem, was die Zahlen euch sagen.
Und vergesst nicht: KPIs sind kein Selbstzweck. Sie sind Werkzeuge, um eure strategischen Ziele zu erreichen. Nutzt sie klug, bleibt flexibel und reviewt regelmäßig. Dann wird euer Einkauf von der Kostenstelle zur strategischen Geheimwaffe.
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Marketingleiter @ e.bootis ag
Steffen Heetfeld ist seit über 10 Jahren der Marketingleiter beim mittelständischen ERP-Hersteller e.bootis ag. Er möchte das Wissen des Unternehmens über die Auswahl, Steuerung und Probleme von ERP-Projekten teilen. So sollen Unternehmen in Deutschland weniger Schwierigkeiten bei der Einführung von ERP-Systemen haben. Nebenbei vermarktet er auch die ERP-Software e.bootis-ERPII. Diese Software ist eine anpassbare Standardlösung, die sich besonders für Großhandel, Produktion und Service eignet.
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In diesem Beitrag zeigen wir Euch, welche Kennzahlen wirklich zählen, wie Ihr Risiken früh erkennt und warum KPIs Euch sicher ans Ziel bringen.
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