„Übergreifenden Abläufe in einem System integriert“

Was war die Ausgangssituation bei IBK Wiesehahn, die zu der Entscheidung für eine neue Software führte?

IBK Wiesehahn sah sich mit einer steigenden Anzahl an Kleinaufträgen konfrontiert. Dadurch stieß die bestehende Angebots- und Auftragsbearbeitung an ihre Grenzen. Die zuvor genutzte Software war technologisch veraltet und unflexibel. Sie konnte die sich ändernden Prozesse nicht mehr adäquat abbilden.

Wiederholt auftretende Anpassungen wurden zudem zu teuer, was Geschäftsführerin Birgit Wiesehahn-Haas dazu bewog, 2004 eine moderne, zukunftsfähige Unternehmenssoftware zu suchen. Ziel war, den steigenden Aufwand pro Auftrag zu bewältigen und Anpassungen einfacher und kostengünstiger umzusetzen.

Warum entschied sich IBK Wiesehahn für e.bootis-ERP^II als neue Unternehmenssoftware?

Die Entscheidung für e.bootis-ERP^II basierte auf mehreren Kriterien. Einerseits Die Standardlösung erfüllte die Anforderungen des veredelnden Großhandels am besten und bot die Integration übergreifender Abläufe in einem System, was sowohl Handel als auch Produktion abdeckte. Andererseits spielte die Tatsache eine Rolle, dass e.bootis ebenfalls ein regional ansässiger Familienbetrieb ist. Birgit Wiesehahn-Haas empfand dies als Vorteil. Zudem überzeugte die Software durch ihre technologische Modernität und Zukunftssicherheit. Ebenfalls überzeugend waren die Plattformunabhängigkeit, die flexible Anpassbarkeit der Oberfläche sowie die bereits im Standard integrierten benötigten Funktionen und Abläufe. Besonders wichtig war auch die Erfahrung von e.bootis im technischen Handel.

Welche spezifischen Funktionen oder Merkmale von e.bootis-ERP^II waren für IBK Wiesehahn besonders vorteilhaft?

IBK Wiesehahn fand es besonders gut, dass sie mit der Software jederzeit neue Wünsche erfüllen konnten. Sie konnten Zeichnungen, Zertifikate und Produktinformationen mit Kunden und Lieferanten austauschen, während sie Angebote erstellten. Funktionen wie „Angebot aus Angebot erstellen“ oder „Auftrag aus Angebot erstellen“ sparten viel Zeit. Alle Dokumente, Zeichnungen und Prüfzeugnisse zu einzelnen Vorgängen erschienen direkt am Bildschirm, wenn man die Belegkette aufrief. Das verringerte den Suchaufwand und machte die Auskunft einfacher. Der integrierte Reportgenerator Crystal Reports erlaubte es außerdem, alle Belege und Statistiken optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Wie wurde der Produktionsprozess bei IBK Wiesehahn durch die Implementierung von e.bootis-ERP^II optimiert?

Der IBK-Produktionsprozess wurde gemeinsam mit dem Anbieter e.bootis neu konzipiert. Dies führte dazu, dass Produktionspapiere genau auf den Bedarf des Unternehmens abgestimmt sind. Sie können mit einem Mausklick erstellt werden. Die Integration von Handel und Produktion in einem System ermöglichte einen einfacheren Produktionsdurchlauf und maßgeschneiderte Dokumente, was insgesamt zu einer Optimierung des gesamten Produktionsprozesses und zu deutlichen Effizienzsteigerungen führte.

Welche Module von e.bootis-ERP^II wurden bei IBK Wiesehahn zunächst implementiert?

Bei IBK Wiesehahn kamen zunächst die Module Handel, CRM (Customer Relationship Management), Archiv und Datev-Anbindung zum Einsatz. Diese Module deckten die Kernbereiche ab, die für die Bewältigung der Herausforderungen in der Angebots- und Auftragsbearbeitung sowie der effizienten Verwaltung von Kundendaten und Dokumenten notwendig waren.

Welche Art von Produkten und Dienstleistungen bietet IBK Wiesehahn an?

IBK Wiesehahn, ursprünglich 1966 als Großhändler für Spezialprodukte gegründet, ist heute ein Bottroper Betrieb mit rund 40 Mitarbeitern, der ein umfangreiches Industrietechnik-Programm liefert. Dazu gehören Kühlwasser-, Chemie- und Edelstahlwellschläuche, Kompensatoren, Dichtungen und Kunststoffteile für Kunden im In- und Ausland. Die Fertigung stellt spezielle Armaturen, Dichtungen und Schläuche aus Stahl, Gummi und Kunststoff her. IBK Wiesehahn sieht sich als „Auftragsfertiger“. Es liefert keine „C-Teile“. Deswegen bearbeitet und verfolgt das Unternehmen Angebote sehr intensiv.

Wie hat sich die Effizienz bei IBK Wiesehahn durch die neue Software verbessert?

Die Implementierung von e.bootis-ERP^II führte zu deutlichen Effizienzsteigerungen und Einsparungen. Dies manifestierte sich unter anderem in der erheblichen Zeitersparnis durch Funktionen wie „Angebot aus Angebot“ und „Auftrag aus Angebot“. Die integrierte Archivierung und die Belegkette, die den direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente ermöglicht, reduzierten aufwendige Recherchen drastisch, sodass das Unternehmen jederzeit zu allen Themen auskunftsfähig blieb und weniger zeitaufwändige, unnötige Suchprozesse anfielen. Die gesamte Angebots- und Auftragsbearbeitung konnte optimiert werden, wodurch der gestiegene Aufwand pro Auftrag besser bewältigt werden konnte.

Welche Bedeutung hatte die Zukunftsfähigkeit der Software für IBK Wiesehahn?

Die Zukunftsfähigkeit war für IBK Wiesehahn ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl der neuen Software. Geschäftsführerin Birgit Wiesehahn-Haas wollte eine „von Grund auf moderne, zukunftsfähige Unternehmenssoftware“. e.bootis-ERP^II erfüllte diese Anforderung durch seine technologische Modernität und Plattformunabhängigkeit. Die Software setzt neue Anforderungen jederzeit um. Das Unternehmen ist dadurch zukünftigen Herausforderungen gewachsen. Anpassungen sind einfacher und günstiger. Dies sichert die Wettbewerbsfähigkeit langfristig.