Medizintechnik-Großhandel
P.J. Dahlhausen & Co. GmbH, international erfolgreicher Anbieter hochwertiger Medizintechnik-Produkte trennte sich 2008 von veralteter Systemlandschaft und führte die integrierte Komplettlösung e.bootis-ERPII ein.
Die moderne Java und .NET-Technologie der e.bootis-ERPII Suite ermöglicht P.J. Dahlhausen seitdem u.a. die reibungslose Anbindung von Einkaufsgemeinschaften sowie Intercompany-Auftragsabwicklungen.
„Überzeugt hat uns vor allem die Durchgängigkeit und der Funktionsumfang der Komplettlösung, aber auch die Marktstellung der familiengeführten e.bootis ag. Denn auf gleicher Augenhöhe erkennt man besser Anforderungen und Ziele. Zudem trug die Zukunftsfähigkeit von e.bootis-ERPII durch die neueste Technologiebasis maßgeblich zu unserer Entscheidung bei. Handelt es sich doch bei P.J. Dahlhausen um ein expandierendes Unternehmen“
Gerhard Linnemann
Geschäftsführer
Shortfacts
Ausgangssituation
Entscheidung für e.bootis ERPII
Ergebnis
P.J. Dahlhausen ist ein mittelständisches, familiengeführtes Großhandels- Unternehmen mit Hauptsitz in Köln und weiteren Standorten in Halberstadt, Spiesen-Elversberg und Wien. Bereits in vierter Generation entwickelt, produziert und vermarktet Dahlhausen hochwertige Produkte des medizinischen Bedarfs europaweit an Fachhandel und Krankenhäuser.
Im Bereich „klinisches Zubehör“ ist P.J. Dahlhausen hier größter Komplettanbieter. Das Produktportfolio reicht von Einmal- und Verbrauchsartikeln über medizinische und chirurgische Instrumente bis zu komplexen medizintechnischen Geräten. Rund 150 Mitarbeiter betreuen und versorgen mehr als 3.000 Kunden mit einem breit gefächerten Sortiment von über 2.500 Artikeln aus allen medizinischen Anwendungsbereichen.
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Produktbroschüre DownloadenIm Hinblick auf die stetig wachsenden Anforderungen des Marktes stieß 2008 die bis dato bei P.J. Dahlhausen eingesetzte Unternehmenssoftware immer häufiger an ihre Grenzen. So war es beispielsweise nicht möglich, nach der Auftragsabwicklung und dem Ausdruck von Lieferschein und Rechnung den Vorgang nochmals auf den Bildschirm zu holen. Auch ein aussagekräftiges Reporting oder umfassendes Controlling gab es nicht.
Eine veraltete Technologie, über Schnittstellen angebundene Insellösungen, fehlende Funktionalitäten und auch die mangelnde Weiterentwicklung durch den bisherigen Hersteller führten schließlich zu der Entscheidung, das Altsystem abzulösen. Mit Unterstützung eines unabhängigen Beratungshauses wurden daraufhin die Prozesse analysiert und die Anforderungen an das neue System festgelegt.
Im nächsten Schritt verglich P.J. Dahlhausen seine Anforderungsprofile mit den Leistungsprofilen in Frage kommender ERP-Hersteller und lud die besten vier Systemanbieter zu Präsentationen ein. In den Entscheidungsprozess wurden ganz bewusst auch die Key-User mit einbezogen, die mit dem System künftig effizient arbeiten sollten.
Die Wahl fiel letztlich auf e.bootis-ERPII. „Überzeugt hat uns vor allem die Durchgängigkeit und der Funktionsumfang der Komplettlösung, aber auch die Marktstellung der familiengeführten e.bootis ag. Denn auf gleicher Augenhöhe erkennt man besser Anforderungen und Ziele. Zudem trug die Zukunftsfähigkeit von e.bootis-ERPII durch die neueste Technologiebasis maßgeblich zu unserer Entscheidung bei. Handelt es sich doch bei P.J. Dahlhausen um ein expandierendes Unternehmen“, erläutert Gerd Linnemann, Geschäftsführer von P.J. Dahlhausen.
Der Medizintechniker startete zunächst mit der Einführung von e.bootis-ERPII Rechnungswesen reibungslos ins e.bootis-System. Wenig später erfolgte der Echtstart von e.bootis-ERPII Industrie. Die Forderung des Seniorchefs Herrn Peter Josef Dahlhausen: „Spätestens eine Woche nach Umstellung muss die Fakturierung wieder reibungslos funktionieren“, konnte e.bootis trotz kleinerer Anfangsschwierigkeiten deutlich unterbieten.
Mit der Einführung wurden einzelne Abläufe im Unternehmen merklich vereinfacht und optimiert – und doch konnten bei P.J. Dahlhausen bewährte Unternehmensprozesse beibehalten werden. Schließlich soll sich die Software dem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt!
„Mit der Anbindung unserer Partnerfirmen an das e.bootis-System konnten wir das Ziel, Einkaufsgemeinschaften zu bilden, die Kaufkraft zu bündeln und bessere Einkaufskonditionen zu realisieren, endlich in die Tat umsetzen“, erläutert Gerd Linnemann, „schließlich ist der steigende Effizienzdruck im Gesundheitswesen für alle Beteiligten eine Herausforderung.
Aufgrund der verschiedenen Standorte des Unternehmens sind Intercompany-Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Alltagsgeschäfts von P.J. Dahlhausen. Produkte werden von Köln zur Produktion oder Konfektionierung z.B. dem Werk in Halberstadt beigestellt. Schon aus Gründen der manchmal lebensnotwendigen Nachverfolgbarkeit ist es gut zu wissen, welche Produkte in welchen Stückzahlen von welchem Standort in das Endprodukt einfließen. Die gesamte Intercompany-Logiklässt sich von zentraler Stelle steuern, so dass Änderungen leicht eingepflegt werden können.
P.J. Dahlhausen exportiert und importiert weltweit, ist doch nur so der freie Zugang zu neuster Medizintechnik und besten Einkaufskonditionen gesichert. Daraus resultierend bevorratet P.J. Dahlhausen konstant über 2.500 verschiedene Qualitätsprodukte in einem Hochregallager mit über 8.000 Stellplätzen.
Die Lagerverwaltung von e.bootis-ERPII bildet die vorhandenen Lagerstrukturen flexibel ab, so dass P.J. Dahlhausen die Lagerorte wahlweise mandantenspezifisch oder –übergreifend festlegen kann. Zahlreiche Bewertungsmöglichkeiten sowie die damit einhergehenden für die Medizintechnik wichtigen Entnahmestrategien wie z.B. FeFo, FiFo sind bei e.bootis-ERPII selbstverständlich.
Als Komplettanbieter von klinischem Zubehör erreichen P.J. Dahlhausen täglich Waren aus der ganzen Welt. Planungssicherheit für Logistik, Produktion und die Einhaltung von Lieferterminen sind dabei oberstes Gebot. Dank der e.bootis-ERPII Suite ist P.J. Dahlhausen stets up-to-date.
Ein Plus für die Kundenzufriedenheit. Zuverlässig steuert und überwacht e.bootis-ERPII auch alle übrigen mit „schwimmender Ware“ einhergehende Prozesse. Anzahlungen auf Bestellebene und Schlussrechnung auf Positionsebene oder Reservierungen und entsprechende Buchungen auf das schwimmende Lager gehören für e.bootis-ERPII zum Standard.
P.J. Dahlhausen steht seit über 160 Jahren für Qualitätsprodukte, höchste Flexibilität, Schnelligkeit und bundesweite Lieferfähigkeit. Sollte dennoch mal etwas nicht nach Plan verlaufen und ein Lieferant auf sich warten lassen, ist man bestrebt, das Problem schnellst möglich aus der Welt zu schaffen.
Dank der Flexibilität von e.bootis-ERPII konnte die P.J. Dahlhausen-Lösung so angepasst werden, dass verspätet eintreffende Ware direkt in Köln an der Rampe kundenspezifisch kommissioniert und versandfertig bereitgestellt wird. e.bootis-ERPII unterstützt hier die Geschäfts-Philosophie von P.J. Dahlhausen zuverlässig im Hintergrund!
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ERP-System wechselnDie Logistikprozesse steuert P.J. Dahlhausen vor allem im neu errichteten Fertigungs- und Logistikzentrum in Halberstadt, wo täglich Waren aus der ganzen Welt eintreffen. Hier wächst sozusagen eines der größten Schleusentore für Medizingüter in ganz Europa. Gleichzeitig bietet P.J. Dahlhausen in Halberstadt eine Vielzahl standardisierter und spezifizierter Lohnfertigungen für seine Kunden an.
In seinem modernen Hochregallager mit über 8.000 Stellplätzen, bevorratet P.J. Dahlhausen konstant über 2.500 verschiedene Qualitätsprodukte. Die Größe des neuen Logistikzentrums macht es auch unabdingbar, fahrerlose Transportsysteme (FTS) zur weiteren effizienten Steuerung der Intralogistik einzubinden. P.J. Dahlhausen entschied sich für das FTS „ERC 213 a“ der Firma Jungheinrich, das nun dafür sorgt, eintreffende Produkte prozesssicher und effizient bis zum Endlagerort zu transportieren.
Ein hochmodernes Logistikzentrum bedingt eine ebenso hochmoderne einheitliche ERP-Lösung, wie die e.bootis-ERPII Suite, die als zentrales System und Logistikdrehscheibe zwischen den angebundenen Standorten fungiert. Beispielhaft werden Produkte vom Standort Köln zur Produktion oder Konfektionierung dem Werk in Halberstadt beigestellt. Schon aus Gründen der manchmal lebensnotwendigen Nachverfolgbarkeit ist es gut zu wissen, welche Produkte mit welcher Charge in welchen Stückzahlen von welchem Standort in das Endprodukt – ebenfalls mit eigener Chargennummer – einfließen. Die gesamte Intralogistik zwischen den unterschiedlichen Standorten und Unternehmen, inklusive automatisch auslösender Intercompany-Prozesse, lässt sich von zentraler Stelle redundanzfrei steuern, so dass mögliche Prozessänderungen leicht durchzuführen sind.
Eine effiziente Versandbereitstellung von Kundenaufträgen bedingt beispielhaft auch die automatische Ansteuerung von Artikelbeständen innerhalb der Kommissionierungen. e.bootis-ERPII erkennt, ob die zu kommissionierende Artikelmenge bestandsmäßig als Anbruchware, komplette VPE, in unterschiedlichsten Chargen und mit MHD (lang/ kurz) an n-Plätzen gelagert ist. Dies ermöglicht unter Einhaltung der Entnahmestrategie eine optimale Kommissionierung.
Das oberste Gebot für P.J. Dahlhausen ist die Einhaltung von Lieferterminen. Sollte dennoch einmal etwas nicht nach Plan laufen und eine Lieferung sich verspäten, kann man dank e.bootis-ERPII flexibel reagieren. Die verspätet eintreffende Ware kann dann direkt – per Cross-Docking – an der Rampe kundenspezifisch kommissioniert und versandfertig bereitgestellt werden.
Im nächsten Schritt plant P.J. Dahlhausen den Einsatz der ebenfalls vollintegrierten e.bootis-ERPII MDE (Mobile Datenerfassung)-Anwendungen, die es ermöglichen, sämtliche Lagerschritte in Echtzeit zwischen der ERP-Lösung oder auch zum FTS abzuarbeiten. Natürlich erfolgt dieses und vieles mehr papierlos! Gut für die Nachhaltigkeit. Die Erfassung von eingehender oder ausgehender Ware per e.bootis-ERPII MDE ermöglicht zudem die sofortige Feststellung und systemseitige Bearbeitung von Mengendifferenzen. Gleiches gilt für ermittelte Fehlbestände auf einem Lagerplatz. Per MDE wird in einem solchen Fall direkt eine Lagerinventur ausgelöst, um so für P.J. Dahlhausen sekundengenau innerhalb der ERP-Lösung für sämtliche Vorgänge wieder korrekte Bestandsdaten auszuweisen.
Der interne Begriff „Dahlhausen Shipping“ steht für die Anbindung an die Versandsoftware V-LOG, die an der Packstation im Zusammenspiel mit e.bootis-ERPII MDE zum Einsatz kommen wird. Sind die Pakete gepackt, werden sie per MDE gewogen. Das Gewicht wird automatisch an V-LOG übergeben und die Versandetiketten werden gedruckt. Anschließend wird die Sendungsnummer an den Lieferschein in e.bootis-ERPII importiert. Teamarbeit par excellence.
Ein weiterer Vorteil von e.bootis-ERPII ist sicherlich die unkomplizierte Generierung von Statistiken und Reportings. „Das Ad-hoc Reporting von e.bootis-ERPII kann von jedem User „mal eben schnell“ generiert, in Excel überführt und anschließend per eMail an die verantwortlichen Kollegen übermittelt werden.
In allen Bereichen der Bewegungsdaten und im Artikelstamm können Felder variabel angepasst, Sichten, Daten sortiert und gruppiert werden. Reports werden von uns ganz ohne Programmierer in beliebiger Struktur selber gestalten.“, freut sich Thomas Kamm, IT-Projektmanager bei P.J. Dahlhausen.
Auch darüber hinaus benötigt P.J. Dahlhausen kontinuierlich zuverlässige, verwertbare Informationen, um zukunftsweisende Entscheidungen treffen zu können. Fragen zu Wachstumschancen, Einsparpotential oder eine Auflistung der Top-Kunden müssen in regelmäßigen Abständen erörtert werden. e.bootis-ERPII Business Intelligence für mittelständische Unternehmen konzipiert, verschafft P.J. Dahlhausen einen kontinuierlichen Überblick, der sich aus vielen verschiedenen Datenquellen speist. Zum Einsatz kommt die e.bootis-ERPII Suite mittlerweile bei 90 Anwendern.
„Mit e.bootis-ERPII haben wir uns für eine Lösung entschieden, mit der wir für die Zukunft gut gerüstet sind. Eine Standardsoftware, die wir aufgrund ihrer Flexibilität auch individuell anpassen und ständig neuen Marktgegebenheiten anpassen können – ohne die Releasefähigkeit zu verlieren, betont Thomas Kamm.
Daher lassen die nächsten Projekte auch nicht auf sich warten. Neben der Anbindung eines weiteren Produktionsstandortes, der Optimierung der Lagerprozesse durch den Einsatz mobiler Endgeräte und dem elektronischem Rechnungsversand steht die Einführung von e.bootis-ERPII Archivsystem windream ganz oben auf der Liste.
Referenzen
Referenzen
„Übergreifenden Abläufe in einem System integriert“
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„Wir haben Zeit und Aufwand für Angebotserstellung um 90% reduzieren können“
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„Mehr Transparenz durch umfangreiche Auswertungen“
Häufige Fragen
Frage #1
P.J. Dahlhausen stieß vor der Einführung von e.bootis-ERPII im Jahr 2008 an die Grenzen seiner Unternehmenssoftware. Fehlende Funktionalitäten verhinderten, dass wesentliche Markt- und Kundenanforderungen bedient wurden.
Die Software konnte abgeschlossene Vorgänge nicht erneut am Bildschirm anzeigen. Aussagekräftiges Reporting und umfassendes Controlling fehlten. Veraltete Technologie mit Insellösungen und Schnittstellen belasteten das System. Der bisherige Hersteller entwickelte die Software nicht weiter. Deshalb entschied sich P.J. Dahlhausen für die Ablösung des Altsystems.
Frage #2
P.J. Dahlhausen entschied sich nach einer umfassenden Analyse und dem Vergleich mit anderen Herstellern für e.bootis-ERPII. Die Durchgängigkeit und der Funktionsumfang der Komplettlösung waren ausschlaggebend. Die Marktstellung der e.bootis ag ermöglichte eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Die moderne Technologiebasis (Java und .NET) sicherte die Zukunftsfähigkeit von e.bootis-ERPII. Dies war wichtig für ein expandierendes Unternehmen wie P.J. Dahlhausen. Die Einbeziehung von Key-Usern spielte ebenfalls eine Rolle.
Frage #3
Die Einführung von e.bootis-ERPII führte zu zahlreichen Verbesserungen. Einzelne Unternehmensabläufe wurden merklich vereinfacht und optimiert, wobei bewährte Prozesse beibehalten werden konnten. Die Software passt sich dem Unternehmen an. Konkrete Vorteile sind die Anbindung von Einkaufsgemeinschaften, die Bündelung der Kaufkraft, die Abwicklung von Intercompany-Prozessen, höhere Planungssicherheit, kundenindividuelle Kommissionierung, Cross-Docking, die Anbindung an das Hochregallager, Ad-hoc-Reporting und Business Intelligence.
Frage #4
Die Einführung des e.bootis-Systems erfolgte reibungslos und dauerte inklusive Anpassungen, Schulungen und der Überführung der verstreuten Daten in das neue zentrale System nur sechs Monate. Trotz der komplexen Ausgangssituation mit verstreuten Daten konnte der Systemwechsel effizient vollzogen werden.
Frage #5
e.bootis-ERPII bietet einen entscheidenden Vorteil durch Datenanalyse und Berichterstattung. Benutzer generieren einfach Statistiken und Ad-hoc-Reports. Sie erstellen diese schnell, exportieren sie nach Excel und versenden sie per E-Mail.
IT-Projektmanager Thomas Kamm betont die flexible Reportgestaltung ohne Programmierer. Benutzer passen Felder variabel an, erstellen Sichten und sortieren sowie gruppieren Daten. e.bootis-ERPII liefert kontinuierlich Business Intelligence aus verschiedenen Datenquellen. P.J. Dahlhausen benötigt diese Informationen für zukunftsweisende Entscheidungen zu Wachstum, Einsparungen und Kunden. Dies verbessert die Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens erheblich.
Frage #6
e.bootis-ERPII sichert mit Java und .NET P.J. Dahlhausens Zukunftsfähigkeit. Die Software ist flexibel, passt sich Marktgegebenheiten an und bleibt Release fähig. Das ist für das expandierende Unternehmen wichtig. Gerhard Linnemann betont die Zukunftsfähigkeit der Technologie als entscheidenden Faktor. Die Weiterentwicklung und die Projektplanung unterstreichen die langfristige Ausrichtung. Geplante Projekte sind die Anbindung von Produktionsstandorten, die Lageroptimierung mit MDE und die Einführung eines Archivsystems.
Frage #7
Intercompany-Abwicklung umfasst Prozesse und Transaktionen zwischen Standorten oder Tochtergesellschaften eines Unternehmens. P.J. Dahlhausen nutzt diese Abwicklung täglich, beispielsweise zwischen dem Hauptsitz in Köln und dem Werk in Halberstadt. Produkte gelangen von Köln zur Produktion oder Konfektionierung nach Halberstadt.
Die e.bootis-ERPII Suite steuert diese Prozesse zentral und reibungslos. Sie ermöglicht leichte Änderungen und vermeidet Redundanzen. Nachverfolgbarkeit ist entscheidend, beispielsweise bei der Frage, welche Produkte welcher Charge in welchen Stückzahlen in das Endprodukt fließen. Dies ist besonders in der Medizintechnik wichtig, weil die Rückverfolgbarkeit manchmal lebensnotwendig ist.
Frage #8
e.bootis-ERPII verbessert die Kundenzufriedenheit und Lieferzuverlässigkeit bei P.J. Dahlhausen. Hohe Planungssicherheit für Logistik, Produktion und Liefertermine steht im Vordergrund.
Die Software steuert und überwacht Prozesse für „schwimmende Ware“ (z.B. Anzahlungen, Schlussrechnungen, Reservierungen). Das ermöglicht eine genaue Kontrolle der Warenströme. Bei Lieferverzögerungen durch Lieferanten reagiert e.bootis-ERPII flexibel: Per Cross-Docking kommissioniert und versendet P.J. Dahlhausen verspätete Ware direkt an der Rampe kundenspezifisch („Rampendreher“).
So setzt P.J. Dahlhausen seine Geschäftsphilosophie von Flexibilität und Schnelligkeit auch bei unvorhergesehenen Ereignissen um. Das steigert die Kundenzufriedenheit deutlich.
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