KPIs für das ERP-Projekt

ERP-Projekt ohne KPIs: Fahren mit verbundenen Augen

Stellt euch vor, ihr macht einen Roadtrip. Der Himmel ist wolkenlos, die Luft duftet nach gemähtem Rasen und im Radio läuft Sommer, Sonne, Kaktus! von Helge Schneider. Der Wagen ist vollgetankt und ihr habt ein klares Ziel für eure Reise. Doch es gibt ein Problem:

Ihr fahrt mit verbundenen Augen.

Ungefähr so müsste man sich ein ERP-Projekt ohne die passenden KPIs vorstellen! Ohne klare Messwerte wisst ihr nicht, ob ihr auf dem richtigen Weg seid. Ihr wiist nicht, ob ihr euer Ziel erreicht. Vielleicht habt ihr bereits eine riskante Abkürzung genommen, die euch in eine Sackgasse führt.

Vom Blindflug zur sicheren Navigation – KPIs im ERP-Projekt

In diesem Ratgeber erfahrt ihr, wie ihr den Erfolg eures ERP-Projektes richtig misst und so euer Ziel nicht verfehlt. Aber lasst uns mit der Frage starten, was KPIs überhaupt sind.

KPI steht für „Key Performance Indicator“

KPI steht für „Key Performance Indicator“. In der Betriebswirtschaftslehre beschreibt dieser Begriff eine Kennzahl, mit der sich der Erfolg, die Leistung oder die Auslastung eines Prozesses bewerten lässt. So lassen sich zum einen der Ist-Zustand analysieren, zum anderen aber auch Trends erkennen und gezielte Verbesserungen vornehmen. Und genau aus diesem Grund sind sie auch für das ERP-Projekt unverzichtbar.

KPIs helfen dabei:

• Den Fortschritt des ERP-Projekts sichtbar zu machen
• Frühzeitig Probleme zu erkennen und gegenzusteuern
• Den Nutzen des Systems für das Unternehmen zu belegen

Ohne klare KPIs lauft ihr Gefahr, viel Zeit und Geld in die Einführung zu stecken. Am Ende wisst ihr aber gar nicht, ob sich das überhaupt gelohnt hat.

Zwei Arten von KPIs im ERP-Projekt

Um den Erfolg eines ERP-Projektes zu bestimmen, braucht es zwei Arten von KPIs: Zum einen jene, die den Fortschritt der ERP-Einführung messen. Zum anderen solche, die den langfristigen Einfluss des Systems auf den Unternehmenserfolg bewerten.

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Vorhaben mit vielen Herausforderungen. Damit das Projekt nicht aus dem Ruder läuft, helfen KPIs den Zeitplan, das Budget und die Akzeptanz der Software zu überwachen. Wichtige Kennzahlen sind hier:

• Einhaltung des Projektzeitplans:
  Hat das Team die geplanten Meilensteine fristgerecht erreicht?
• Budgettreue:
  Bleiben die Kosten innerhalb der gesetzten Grenzen?
• Benutzerakzeptanz:
  Wie viele Mitarbeitende nutzen das System aktiv und ohne Schwierigkeiten?

KPIs nach der Einführung

Nach der Implementierung geht es darum, herauszufinden, ob das ERP-System auch wirklich die erhofften Vorteile bringt. Hier helfen KPIs, die zeigen, ob sich Prozesse verbessert haben und die Effizienz gestiegen ist. Beispiele sind:

Reduzierung der Prozesslaufzeiten: Dauern Bestellungen, Rechnungsverarbeitung oder Lagerverwaltung nun weniger lang?

• Fehlerrate in operativen Abläufen:
  Gibt es weniger manuelle Korrekturen?
• Produktivitätssteigerung:
  Werden mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigt?
• Kundenzufriedenheit:
  Haben sich Lieferzeiten, Servicequalität oder die Reaktionsgeschwindigkeit verbessert?

Wenn Daten den Kopf verdrehen: Wie KPIs helfen die Daten richtig zu deuten

Bei so vielen Daten, ist es ganz normal, wenn euch gerade etwas schummrig geworden ist. Aber keine Sorge, wir haben da eine Lösung für euch.

Die e.bootis-ERP^II Lösung. Hier habt ihr alle relevanten Daten immer griffbereit, ohne komplizierte Tabellen oder endlose Reports. Dank konfigurierbarer Dashboards werden genau die KPIs angezeigt, die für euch und euer Unternehmen relevant sind. Egal ob Lagerbestand, Bestellstatus oder Produktivität. Mit ebootis behaltet ihr alles im Blick, in Echtzeit und ganz ohne Kopfschmerzen!

KPIs und das richtige Timing

Damit KPIs wirklich aussagekräftig sind, kommt es nicht nur darauf an, welche Kennzahlen man misst. Es kommt auch darauf an, wann man sie auswertet. Eine einmalige Analyse reicht nicht – schließlich entwickelt sich das Unternehmen und das ERP-System stetig weiter.

1. Ist-Analyse vor der Einführung

Macht eine Bestandsaufnahme, bevor das ERP-Projekt startet. Wie laufen die Prozesse aktuell? Wo gibt es Engpässe? Diese Ausgangsdaten sind wichtig, um später zu vergleichen, ob sich durch das neue System wirklich etwas verbessert hat.

2. Nach dem Echtstart

Erste Auswertung in 6 Monaten Direkt nach dem Echtstart KPIs auszuwerten, macht wenig Sinn. Die Mitarbeitenden gewöhnen sich erst an das neue System, und die Prozesse spielen sich ein. Hier fängt die richtige Prozessoptimierung erst an! Nach etwa sechs Monaten hat sich das System in der Regel stabilisiert, sodass eine erste sinnvolle Erfolgsmessung möglich ist.

3. Regelmäßige Überprüfung

Ein ERP-System entwickelt sich mit dem Unternehmen weiter – und damit auch die KPIs. Deshalb ist es sinnvoll, die wichtigsten Kennzahlen in einem halbjährlichen Rhythmus erneut zu prüfen. So lassen sich Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um den maximalen Nutzen aus dem System zu ziehen.

Fazit

Wichtig ist, von Anfang an die richtigen KPIs festzulegen, regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls nachzujustieren.

Mit der e.bootis-ERP^II Lösung ist das besonders einfach: Dank konfigurierbarer Dashboards hat man jederzeit alle relevanten Daten im Blick, ohne umständliche Analysen oder aufwendige Reports. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: das Unternehmen erfolgreich voranzubringen!