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Wie erstelle ich ein ERP-Lastenheft – Der ultimative Leitfaden

20 Min. Lesezeit

Geschrieben von Steffen Heetfeld

ERP-Software » ERP-Ratgeber » Zum erfolgreichen ERP-Projekt » Wie erstelle ich ein ERP-Lastenheft?

Sie haben sich entschieden. Sie sind bereit, Ihre Prozesse mal so richtig zu organisieren. Sie sind bereit, Ihre Planung optimal an Ihren Bedarf anzupassen. Sie sind bereit, Ihre Ressourcen endlich einheitlich und übersichtlich zu steuern. Alles, was Ihnen jetzt noch zu Ihrem Glück fehlt, ist das passende ERP-System.

Worauf Sie dabei nicht verzichten dürfen, das wissen Sie natürlich: Das ERP-Lastenheft. Aber was ist eigentlich so ein Lastenheft? Was gehört in ein Lastenheft? Wer erstellt es? Und wie hilft es Ihnen bei der Auswahl eines passenden Anbieters?

Lastenheft-Vorlage downloaden

Das sind ziemlich viele berechtigte Fragen. Wir verstehen, wenn Sie sich davon vielleicht ein klein wenig überfordert fühlen. Deshalb dürfen Sie sich jetzt einfach zurücklehnen und entspannt durchatmen, während Sie unseren ultimativen Guide zur Erstellung eines ERP-Lastenhefts lesen. Wir nehmen Sie an die Hand und führen Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Themen. Damit am Ende keine Frage offenbleibt und Sie schon bald Ihren Perfect Match finden.

Wie erstelle ich ein ERP-Lastenheft? Der ultimative Leitfaden

Was ist ein ERP-Lastenheft?

Bevor wir richtig tief einsteigen, wie ein ERP-Lastenheft erstellt wird, klären wir kurz, was so ein ERP-Lastenheft überhaupt ist. Das wissen Sie natürlich längst, aber nur zur Sicherheit.

In einem Lastenheft (oder auch Anforderungskatalog oder -spezifikation) werden alle strategischen und fachspezifischen Anforderungen eines Unternehmens an ein ERP-System zusammengefasst. Und das in Listenform, damit auch alles schön übersichtlich bleibt.

Ein richtig gutes Lastenheft ist aber viel mehr als eine bloße Liste. Die Anforderungen müssen nicht nur exakt formuliert, sondern auch in Zusammenhang gebracht werden. Neben den benötigten Funktionen beschreiben Sie also die Prozesse dahinter. Klingt aufwendig? Lohnt sich aber! Denn je genauer Sie die Spezifikationen für einen konkreten Anwendungsfall definieren, desto weniger Spielraum geben Sie Missverständnissen. Und die will ja wohl keiner haben.

Die definierten Anforderungen sollten also

  • mehr als bloße Zielformulierungen sein.
  • den gewünschten Lösungsweg enthalten.

Zur Belohnung wird die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter Ihres Vertrauens dann aber auch so richtig effektiv.

So ganz klar ist es immer noch nicht?

Betrachten wir das Ganze mal genauer …

Nice to know

Lastenheft DIN:

Lastenhefte betreffen nicht nur den Software-Bereich. Und weil sie so wichtig sind, gibt es sogar eine DIN-Norm dafür, die DIN 69901-5. Die beschreibt es ungefähr so:

Ein Lastenheft umfasst die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages. Bei einem ERP-Lastenheft sind das alle Leistungsmerkmale eines ERP-Systems, die ein Anwendungsunternehmen benötigt, um seine zukünftigen Geschäftsprozesse ERP-systemunterstützt durchführen zu können.

Was muss alles in ein ERP-Lastenheft?

Das Lastenheft ist das Grundgerüst Ihrer Prozesse. Und damit beim Zusammenbauen auch alles gut hält, braucht es eine sehr genaue Anleitung. Was dabei auf keinen Fall fehlen darf:

  • eine Beschreibung des aktuellen Zustands
  • alle Soll-Prozesse und -Funktionen, die Sie benötigen
  • alle Anforderungen, die eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen erfüllen muss (und somit auch alle Anforderungen an potenzielle Implementierungspartner. Die nutzen das Lastenheft nämlich, um ein Angebot zu erstellen, das ganz genau auf Ihre Wünsche zugeschnitten ist. Da zeigt sich relativ schnell, wer Ihren Ansprüchen gerecht wird. Und Sie können direkt erkennen, wer Ihr Perfect Match ist.)

Alles schön und gut, aber irgendwie wissen Sie immer noch nicht so recht, wie Sie das Ganze angehen sollen? Kein Problem! Wir haben eine Lastenheft-Vorlage erstellt. Extra nur für Sie.

Das Coole daran: Im Gegensatz zu anderen Vorlagen ist unsere nicht funktionsbasiert, sondern leitet Sie dazu an, Ihre individuellen Prozesse zu dokumentieren.

Genau das, was Sie brauchen? Dann holen Sie‘s sich:

ERP-Lastenheft Vorlage

Kostenlose Lastenheft-Vorlage

So definieren Sie Ihre Anforderungen an ein ERP-System!

Downloaden

Wer erstellt ein ERP-Lastenheft?

Die wohl wichtigste Frage, die Sie sich aktuell vermutlich stellen. Und die Antwort ist ganz einfach: Das sind Sie. Das Unternehmen, das eine ERP-Software implementieren will.

Im besten Fall beziehen Sie die Anforderungen und Perspektiven aller Mitarbeitenden mit ein, die das System später verwenden sollen. Ja klar, Sie können nicht jeden einzelnen Mitarbeitenden dazu befragen. Verstehen wir. Vielleicht helfen Ihnen diese Fragen, die richtigen Ansprechpartner*innen im Unternehmen zu finden:

  • Welche Arbeitsabläufe im Unternehmen sollen optimiert werden?
  • Welche Abteilungen können am meisten von der Einführung eines ERP-Systems profitieren? (z.B. Wareneinkauf und -verkauf, Produktionsplanung, Projektverwaltung, Finanzbuchhaltung, …)
  • Welche Abteilungen werden später mit dem ERP-System arbeiten?
  • Wer sind die Hauptansprechpartner*innen dieser Abteilungen?
  • Was erhoffen Ihre Mitarbeitenden sich von der Implementierung eines ERP-Systems?
  • Welche Mitarbeiter*innen sind schon länger im Unternehmen und kennen die Kernprozesse besser als den Inhalt ihrer Hosentaschen?
  • Wer ist allgemein als Meinungsführer*in im Unternehmen bekannt?

Da fallen Ihnen schon ein paar Leute ein? Super! Besprechen Sie die Fragen mit ihnen, um herauszufinden, was Ihr Unternehmen wirklich braucht und was Ihr ERP-System wirklich können muss.

Warum ist ein ERP-Lastenheft wichtig?

Unterstützung im Entscheidungsprozess

Das, das oder doch lieber das? Wenn sie sich nicht so recht entscheiden können, ist das ERP-Lastenheft für Sie da. Ein gut aufgesetztes Lastenheft ist nämlich ein richtiger Organisationsprofi. Es begleitet den Auswahlprozess Ihrer Software von Anfang bis Ende und sorgt für Ihren Perfect Match – damit am Ende auch alle lange glücklich miteinander sind.

Es unterstützt Sie dabei:

  • Ihre Anforderungen systematisch aufzunehmen
  • diese strukturiert zu dokumentieren
  • aussagekräftige Angebote von ERP-Anbietern zu bekommen
  • die Angebote übersichtlich miteinander zu vergleichen
  • sich für das optimale ERP-System für Ihr Unternehmen zu entscheiden.

Reduziertes Risiko

Sie haben es schon erkannt. Die Auswahl einer ERP-Software ist ein ziemlich großes Projekt, bei dem man nichts falsch machen will. Deshalb wollen Sie die damit verbundenen Risiken natürlich auch so weit wie möglich begrenzen. Und raten Sie, wer dabei ins Spiel kommt? Richtig, das ERP-Lastenheft. Wenn Sie nämlich erst einmal alle Prozesse und Anforderungen sauber dokumentiert haben, wissen Sie eben auch ganz genau, was Sie brauchen oder nicht brauchen. Und können sich ganz einfach für das ERP-System entscheiden, das zu Ihnen passt.

Wenn Sie sich dann so richtig entschieden haben, ist das ERP-Lastenheft weiter für Sie da. Es begleitet Sie durch den gesamten Implementierungsprozess als Kontrolldokument, das Sie für Rückfragen und zum Monitoring des Projekts verwenden können.

Welche Aufgabe hat ein ERP-Lastenheft?

Ein ERP-Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Als Leitfaden

Ihnen dient es dazu, Ihre Anforderungen an das ERP-System zu spezifizieren. Es ist sozusagen ein Leitfaden, der die Ziele und Prozesse Ihres Unternehmens beschreibt, an die sich das ERP-Projekt richten wird.

Als Briefing

Mit dem Lastenheft können Sie die Anforderungen an das System an potenzielle Partner kommunizieren. Damit diese spezifisch auf Ihr Vorhaben eingehen können.

So erstellen Sie ein ERP-Lastenheft

Bevor Sie mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen, sollten Sie sich zwei grundlegende Fragen stellen:

  • Welche Unternehmensziele wollen wir mit der Systemeinführung erreichen?
  • Welche Prozesse wollen wir optimieren?

Je nachdem, welche langfristigen Ziele Sie mit Ihrem Unternehmen verfolgen, müssen im ERP-System ganz andere Prozesse abgebildet werden. Eine endlose Aufzählung von Funktionen bringt rein gar nichts, wenn Sie nicht beschreiben, wie der Prozess dahinter aussieht.

Sie haben die Fragen für sich beantwortet und alle Anforderungen an das ERP-System zusammengetragen? Super! Dann geht es jetzt an die Erstellung des Lastenhefts.

Video

Das Lastenheft für ERP-Systeme: Warum 90 % nutzlos sind und wie Sie es besser machen

Sie wollen es ganz genau wissen? In unserem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Lastenheft erstellen, das kein völliger Käse ist:

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Aber Stopp! Bevor Sie einfach drauf losschreiben, sollten Sie sich unbedingt für eine bestimmte Struktur entscheiden, die über das gesamte Lastenheft durchgezogen wird und dabei für alle integrierten Abteilungen funktioniert. Wählen Sie eine einheitliche Darstellung und verwenden Sie einheitliche Begriffe, damit das Ganze nicht im Chaos endet.

Wir haben da schon etwas Vorarbeit für Sie geleistet.

In unserer Lastenheft-Vorlage geben wir Ihnen

  • ein umfangreiches Lastenheft-Beispiel, das alle wichtigen Themen enthält, die in einer ERP-Auswahl beachtet werden müssen
  • eine Vorlage in Word & Excel, die Sie frei an Ihre ERP-Anforderungen anpassen können
  • einen Antwortbogen für ERP-Anbieter, den Sie einfach ausfüllen und direkt versenden können.

Einfach herunterladen und loslegen

Das Anforderungsprofil: Wie detailliert darf es sein?

Sie wissen jetzt, dass ein Lastenheft eine genaue Beschreibung aller benötigten Ziele und Prozesse beinhalten muss. Aber wie genau darf die Beschreibung sein? Und ab wann ist zu viel einfach zu viel?

Beschreiben Sie die Anforderungen zu oberflächlich, führt das zu zahlreichen Rückfragen und Missverständnissen. Logisch. Verliert sich das Lastenheft jedoch zu sehr in Details und Eventualitäten, kann es von ERP-Anbietern kaum noch bewältigt werden. Der Arbeitsaufwand steht nicht mehr im Verhältnis zum Nutzen. Und davon hat am Ende keiner was.

Die Zauberformel ist hier also, wie so oft im Leben, die richtige Balance zu finden.

ERP Lastenheft: Anforderungsprofil

Mit diesen Faustregeln erreichen Sie die Balance zwischen zu wenig viel und ein bisschen viel zu viel (genau richtig viel also):

  • Beschreiben Sie alle Anforderungen so, dass auch Außenstehende sie verstehen. Ihr Nachbar von Gegenüber zum Beispiel.
  • Verlieren Sie sich nicht in unnötigen Details.
  • Verzichten Sie auf unrealistische „Nice-to-have-Features“, die am Ende sowieso keiner nutzt. Klar wäre es cool, mit dem ERP-System auch Tetris spielen zu können. Aber brauchen Sie das wirklich?
  • Standard-Features, die in jedem Unternehmen benötigt werden (z.B. eine bestellbezogene Rechnungsprüfung), müssen Sie nur kurz anschneiden. ERP-Anbieter kennen diese meist schon sehr gut und wissen, worauf sie achten müssen. Dass es Rechnungsbeleg beispielsweise ein Datum oder eine Rechnungsnummer brauchen, ist nicht erwähnenswert.

Beschreiben Sie Lösungen. Keine Umsetzung.

Für das ERP-Lastenheft gibt es eine sehr wichtige Regel. Und weil wir wollen, dass Sie alles richtig machen, verraten wir sie Ihnen auch. Bereit? Supi. Sie lautet: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen, jedoch nicht, wie diese im System umgesetzt werden sollen. Anders formuliert: Die Lastenheft-Erstellung sollte stets lösungsneutral erfolgen.

Irgendwie noch nicht ganz klar? Versuchen wir es mit einem Beispiel:

ERP Lastenheft Anforderungen

Das ist Hans. Hans möchte mit dem ERP-System seine Bestellvorgänge ermitteln und benötigt dafür eine entsprechende Funktion. Hans könnte jetzt in das Lastenheft schreiben:

„Oben rechts soll sich ein blauer Button befinden, mit dem sich Bestellvorgänge ermitteln lassen.“

Damit würde er schon sämtliche ERP-Anbieter ausschließen, die den gewünschten Button nicht realisieren können. Möglicherweise sortiert er dadurch sogar Lösungen aus, die Bestellvorgänge automatisch starten – etwa beim Unterschreiten eines definierten Mindestbestands.

Hans ist aber eigentlich ganz egal, wie diese Funktion aussieht. Deshalb formuliert er seine Anforderung lösungsneutral und schließt nur die Kriterien ein, die er wirklich benötigt:

„Bestellvorschläge sollen nach den folgenden Kriterien ermittelt werden können: … “.

Mach’s wie Hans. Reduziere deine Anforderungen auf das Nötigste, um deinem Perfect Match eine Chance zu geben.

Rahmenbedingungen

Der Rahmen für Ihr ERP-System wird aus einem ganz einfachen Material gebastelt: Kontext. Fragen Sie sich also:

  • In welchem Kontext bewegt sich das Unternehmen?
  • In welchem Kontext soll das ERP-System dementsprechend eingesetzt werden?

Haben Sie diese Fragen geklärt, brauchen Sie eigentlich nur noch eine Schere und ein bisschen Kleber und der Rahmen Ihres ERP-Systems ist gebastelt.

Die Unternehmensbeschreibung

Um einem potenziellen Match die Chance zu geben, Sie so richtig kennenzulernen, sollten Sie Ihm eine kurze Unternehmenshistorie mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Das muss keine ausführliche Lebensgeschichte sein. In den meisten Fällen reichen schon wenige Details aus, um dem ERP-Partner ein Gefühl dafür zu geben, wer Sie sind.

Keine Panik, wir wissen ja, dass es manchmal gar nicht so leicht ist, über sich selbst zu sprechen. Deshalb haben wir Ihnen eine Liste von Eigenschaften mitgebracht, die Sie in Ihrem Lastenheft teilen können. Ganz kurz und knackig:

  • Branche
  • Unternehmensstruktur
  • Rechtsform
  • Anzahl der Mitarbeitenden
  • Geschäftsmodell
  • Kernprodukte
  • Anzahl der User
  • Achja, und … mögen Sie Hunde?

Ansprechpartner und Projektteam

Wenn ein Anbieter Sie wirklich verstehen will, kann es sein, dass er Rückfragen hat. Legen Sie einen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen fest, an den er sich wenden kann. Gibt es mehrere Ansprechpartner für unterschiedliche Unternehmensbereiche? Kein Problem. Nehmen Sie jeden ins ERP-Lastenheft auf. Mit Angabe von Kontaktdaten und Abteilung, versteht sich.

Der Zeitplan

Kommt Zeit, kommt Rat. Und damit der Rat auch weiß, wann er zu kommen hat, ist es sinnvoll, einen Terminplan zu erstellen. Eine kurze Timeline, in der definiert wird …

  • in welchem Zeitraum Sie sich für einen Partner entscheiden möchten.
  • wie die ERP-Auswahl geplant ist.
  • bis wann das Lastenheft beantwortet werden muss.
  • welche Schritte nach der Beantwortung des Lastenhefts kommen.
  • wie viele Anbieter Sie auf die Shortlist nehmen möchten.

Zielformulierungen anhand der Unternehmensstrategie

Nice to know

Die Marktsituation

Ja, ganz richtig. Für die Auswahl Ihres ERP-Systems ist die aktuelle Marktsituation von Bedeutung. Fokussieren Sie sich auf Ihren Kernmarkt.

Welche Trends sind zu beobachten? Wie sieht der Ausblick für die nächsten 5 – 10 Jahre aus? Gibt es Trends, die sich auf die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems auswirken? Wenn ja, beachten Sie diese für Ihr Lastenheft. Damit Sie mit Ihrer Wahl auch langfristig glücklich sind.

Welche Unternehmensziele möchten Sie mit der Systemeinführung erreichen? Mal abgesehen davon, mal so richtig Ordnung in Ihre Prozesse zu bringen?

Wir haben’s schon bemerkt, Sie sind ziemlich clever. Sie wollen nicht einfach nur aktuelle Schwächen im Unternehmen ausmerzen und damit den Status Quo verbessern. Sie wollen Ihr Potenzial voll ausschöpfen. Sie wissen längst, dass Sie mit einem ERP-System die zukünftige Entwicklung des Unternehmens maßgeblich beeinflussen.

Deshalb nehmen Sie selbstverständlich auch die Unternehmensziele für die folgenden Jahre in Ihr Lastenheft mit auf.

Sie planen eine Expansion ins Ausland? Super! Ihr ERP-System sollte also mehrsprachig sein und die im jeweiligen Land vorhandenen Regelungen (Steuersätze etc.) abbilden können. Sprechen Sie das offen in Ihrem Lastenheft an. Wenn Sie Ihre Strategie nicht erwähnen und daraus eine Anforderung ableiten, können Sie ganz schnell an die falschen Anbieter geraten. Nämlich die, die nicht zu Ihnen passen. Und das wäre doch ziemlich doof.

Gibt es in Ihrer Strategie verschiedene Szenarien oder widersprüchliche Ziele? Seien Sie ehrlich! Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr ERP-System genauso flexibel ist wie Sie.

Alleinstellungsmerkmale und Stärken

Sie sind einfach einzigartig. Das wissen wir – und Sie natürlich auch. Lassen Sie es auch Ihren potenziellen ERP-Partner wissen. Zeigen Sie ihm, was Sie so besonders macht und wie Ihr zukünftiges ERP-System diese Besonderheiten fördern könnte.

Beruhen manche Alleinstellungsmerkmale auf aktuellen Prozessen, die Sie unbedingt beibehalten wollen? Kommunizieren Sie offen, damit Ihr potenzielles Match auf Ihre Individualität eingehen kann.

Wäre doch schön, wenn Sie in der Erstpräsentation direkt sehen könnten, dass der ERP-Anbieter sich wirklich mit Ihnen auseinandergesetzt hat und schon passende Lösungen vorweisen kann.

Wieso, weshalb, warum: Der Einsatzzweck

Warum sind Sie eigentlich auf der Suche nach einer ERP-Lösung? Welche Herausforderungen kann Ihr aktuelles System nicht leisten? Wo sind die größten Schmerzpunkte aus Sicht des Projektteams, die unbedingt gelöst werden müssen? Machen Sie klar, wofür Sie das ERP-System einsetzen möchten.

Kennzahlen zum Tagesgeschäft

Damit ein ERP-Partner Ihre technischen Anforderungen besser einordnen kann, sollten Sie ihm ein paar Kennzahlen zum Tagesgeschäft mitteilen. Zum Beispiel:

  • Wie viele Aufträge wickeln Sie pro Tag ab?
  • Wie viele durchschnittliche Positionen sind an einem Auftrag beteiligt?
  • Wie viele Neukunden werden pro Tag angelegt?

Die Abkürzung

Das war doch bis jetzt schon alles aufwändig genug? Verstehen wir! Wenn Sie sich diesen Part ersparen möchten, können Sie sich auch einfach unsere ERP-Software präsentieren lassen. Kleiner Scherz. Aber ernsthaft: Unsere ERP-Software kann einiges. Es lohnt sich, mal reinzuschauen. 😉

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Prozessorientierte Beschreibung der Anforderungen

Welche Prozesse sollen optimiert werden?

Bisher war alles ganz easy? Großartig! Dann sind Sie bereit für den nächsten Schritt. Denn jetzt kommt der wirklich aufwändige Part des Lastenhefts.

Warum so aufwändig? Aus einem ganz einfachen Grund: Sie können ihn nicht einfach so herunterschreiben. Dieser Teil des Lastenhefts kann nur im direkten Austausch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der einzelnen Fachbereiche entstehen. Bereit? Dann los!

Das Allerwichtigste bei der Erstellung eines ERP-Lastenhefts ist, dass Sie Ihr Organisationskonzept und das Organisationsmodell richtig beschreiben. Diese Beschreibungen müssen den Schwerpunkt Ihres Lastenhefts bilden. Der Geschäftsprozess ist immerhin entscheidend, wenn es darum geht, Ihre Wertschöpfungskette zu optimieren.

Den Fokus sollten Sie dabei auf Ihre Kernprozesse legen. Puuh, gar nicht so einfach? Wir wissen, dass es eine ganz schöne Herausforderung sein kann, erst einmal herauszufinden, welche Prozesse denn überhaupt die Kernprozesse sind. Eine pauschale Antwort gibt es darauf auch nicht. Das müssen Sie schon für sich selbst herausfinden.

Wir können Ihnen aber dabei helfen, ein sinnvolles Vorgehen zu finden: Starten Sie am Anfang der Wertschöpfungskette und arbeiten sich von dort aus durch jede Abteilung bis zum Ende. Und mit Durcharbeiten meinen wir, die einzelnen Abteilungen zu befragen. So gewinnt das Projektteam einen guten Überblick über den gesamten Informationsfluss und die jeweiligen Abhängigkeiten. Und Sie vermeiden, dass eine neue Lösung zwar eine Aufgabe vereinfacht, dafür aber eine andere erschwert.

Fachbereichspezifische Anforderungen

Damit es für jeden auch schön übersichtlich bleibt, müssen die Anforderungen an Ihr ERP-System richtig sortiert werden. Am besten ordnen Sie diese nach fachbereichsspezifischen und fachbereichsübergreifenden Anforderungen. Zuerst kommen die Abteilungsanforderungen entlang der Wertschöpfungskette, dann die allgemeinen Anforderungen. Ganz genau so haben wir es auch in unserer Lastenheft-Vorlage gemacht. Können Sie einfach so verwenden:

Lastenheft downloaden

Ist die Reihenfolge, in der Sie die Prozesse analysieren wollen, erstmal klar, geht es an die IST-SOLL-Zustandsbetrachtung. Die muss nicht zwingend getrennt stattfinden. Wenn Sie den IST-Zustand eines Prozesses beschreiben, sagen Sie ruhig auch gleich, welche Optimierungswünsche Sie dafür haben.

Analyse des IST-Zustands

Im ersten Schritt geht es darum, den IST-Zustand Ihrer Prozesse zu analysieren. Fragen Sie sich: Wie sehen die aktuellen Prozesse im Unternehmen aus? Beschreiben Sie Ihre Geschäftsprozesse und machen Sie eine ausführliche Analyse in Form einer Prozessmodellierung. Vergessen Sie nicht, dabei zu erwähnen, was so richtig gut läuft und an welchen Stellen es vielleicht hapert.

Kleiner Tipp: Sowohl beim IST- als auch beim SOLL-Zustand kann es helfen, die Prozesse als Flowcharts zu dokumentieren. Damit können alle Beteiligten auf den ersten Blick sehen, welche Probleme und Hindernisse dafür sorgen, dass Prozesse nicht so richtig im Fluss sind. Das ist vor allem hilfreich, wenn ein Prozess über mehrere Abteilungen läuft.

Den SOLL-Zustand definieren

Wer seine Anforderungen nur auf Basis der bisherigen Prozesse erstellt, kann sich ganz schnell unerwünschte Altlasten mit ins neue System schleppen. Und das will ja wohl keiner haben.

Mit Ihrem ERP-Projekt wollen Sie Ihre Prozesse überarbeiten, neu definieren und ordnen. Wenn Sie das machen, ändern sich gewisse Anforderungen, neue kommen hinzu und alte fallen teilweise sogar ganz weg. Aber daran denken Sie natürlich, wenn Sie den SOLL-Zustand Ihres Systems definieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, Prozesse mit langen Durchlaufzeiten, die oft zu Problemen führen, von Beginn an zu analysieren und idealtypisch zu formulieren. Damit geben Sie die Richtung vor und Ihrem ERP-Partner wird gleich klar, an welcher Stelle er besonders aufmerksam sein muss.

Sie sind ein reflektierter Mensch, der sich regelmäßig hinterfragt, um sich selbst zu verbessern? Das ist sehr gut! Gehen Sie genauso bei der Definition der SOLL-Zustände vor. Fragen Sie sich …

  • Zahlt diese Anforderung auf die Unternehmensstrategie ein?
  • Welche KPI wird durch diese Anforderung positiv beeinflusst?
  • Was haben Ihre Kunden davon? Wie werden sie durch diese Anforderung profitieren?

Nutzen Sie diese Fragen als regelmäßige Kontrollschleifen. Damit Ihre Anforderungen an die ERP-Software auch realistisch bleiben und nicht doch aus Versehen zu einem ungeplanten Wunschkonzert werden.

Prioritäten setzen: Was muss, was kann?

Natürlich wollen Sie vermeiden, eine absolute Maximalanforderung an das Lastenheft zu stellen. Am Ende hätten Sie nur einen ganzen Haufen Funktionen, die Sie eigentlich gar nicht brauchen, aber das ERP-System unnötig kompliziert machen. Um das clever zu umgehen, können Sie Ihre Anforderungen mit „Muss“ und „Kann“ labeln. Das gibt Ihnen in Ihrer ERP-Partnerwahl die Freiheit zu entscheiden, welche Ideen Sie zwar langfristig umsetzen möchten, Ihre Entscheidung für oder gegen ein ERP-System aber nicht essenziell beeinflussen.

Das Beste daran: Der ERP-Anbieter bekommt einen schnellen Überblick, welche Anforderungen für Ihr tägliches Geschäft absolut notwendig sind und kann die Reißleine ziehen, wenn Sie zu viel von ihm erwarten. So finden Sie den Partner, der wirklich zu Ihnen passt.

Es ist verständlich, dass Sie das Risiko einer Fehlentscheidung reduzieren wollen. Deshalb tendieren Sie vielleicht dazu, alle Anforderungen und jede einzelne Funktion ins Lastenheft aufzunehmen und abzubilden. Vielleicht stellen Sie sich die Frage: „Was könnten wir sonst noch brauchen?“ Nix da! Sie brauchen nur genau die Funktionen, die Ihre Prozesse erfordern. Nicht mehr und nicht weniger. Erstellen Sie kein Lastenheft, in dem alles ins kleinste Detail beschrieben wird – Ihrem zukünftigen ERP-Partner und Ihnen selbst zuliebe. Moderne ERP-Systeme haben inzwischen schon mehrere Entwicklungsjahre durchlebt und bilden meist alle Branchenanforderungen als Standard ab. Sie können sich also entspannt zurücklehnen. Nehmen Sie sich einfach, was Sie brauchen.

Funktionsorientierte Beschreibung von Anforderungen

Warum wir funktionsorientierte Beschreibungen kacke finden

Eine funktionsbasierte Beschreibung hilft eigentlich niemandem so richtig. Weil überhaupt nicht klar wird, wofür die Funktionen genutzt werden. Und das finden wir ziemlich kacke. Bringt ja keinem was.

Der Klassiker: Eine Liste mit rein funktionalen Anforderungen, durch die der ERP-Hersteller keine Rückschlüsse auf Ihre Prozesse gewinnen kann.

Das Problem: Viele ERP-Auswahlportale und ERP-Berater funktionieren genau so. Sie stellen 3.333 Funktions-Fragen, aus denen Sie sich vermeintlich passende Funktionen aussuchen dürfen, die Sie eventuell vielleicht irgendwie mal benötigen könnten. Mal sehen.

Ganz ehrlich: Das Einzige, dass dabei so richtig on fire ist, ist Ihr Geld. Ihres – und das der angefragten ERP-Hersteller. Warum? Weil man aus rein funktionalen Fragen keine alternativen Lösungsmöglichkeiten entwickeln kann. Und das kostet ganz schön viel Klärungsaufwand. Im schlimmsten Fall bekommen Sie sogar etwas, das Sie eigentlich ganz anders gebraucht hätten.

Aber hey, keine Sorge, Sie sind damit nicht alleine. Da ist jemand, der Sie versteht.

Sie kennen doch noch Hans?

ERP Lastenheft: Funktionsorientierte Beschreibung

Hans geht es sehr ähnlich wie Ihnen. Hans braucht im ERP-System unbedingt die Funktion „XYZ“.

Er mag aber nicht verraten, warum er die Funktion braucht. Geht ja keinen was an, denkt er.

Das ist Hans‘ Beraterin bei seinem Softwarepartner.

ERP Lastenheft: Softwarepartner

Sie ist ziemlich frustriert, weil er keine Ahnung hat, wofür Hans die Funktion benötigt und deshalb auch keine Idee entwickeln kann, wie sie die Funktion in seiner Software lösen könnte. Sie kann die Funktion zwar bereitstellen, jedoch vielleicht nicht in dem Kontext, in dem Hans sie braucht.

Das Einzige, das Hans damit erreicht ist, dass der ERP-Partner sehr viele Rückfragen hat – oder er die Funktion nicht für seine Zwecke nutzen kann.

Was Hans daraus lernt?

Ohne Kontext kann kein zielführendes Lastenheft erstellt werden.

Zum Glück wissen Sie es jetzt schon besser. Lernen Sie aus Hans‘ Fehlern. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen prozessorientiert.

Anforderungen statt Funktionen: Nicht wie, sondern warum

Bei der Erstellung der Anforderungen gibt es eine wichtige Merkregel. Die können Sie sich eigentlich gleich mit einem dicken Marker hinter die Ohren schreiben:

Ins Lastenheft gehören keine Beschreibungen des Wie,
sondern nur des Was und Warum.

Wenn Sie sich bereits bei der Erstellung des Lastenhefts mit der Umsetzung beschäftigen, schießen Sie deutlich über das Ziel hinaus. Denn die jeweiligen Fachabteilungen wissen ja noch gar nicht, welche technischen Möglichkeiten die neue Software bietet und können daher vieles noch gar nicht in Betracht ziehen. Vielleicht bietet das neue System Potenziale zur Automatisierung von Arbeitsschritten, die bisher manuell abgewickelt wurden? You never know.

Deshalb: Überlegen Sie sich einfach nur, was Sie brauchen. Um das Wie kümmert sich Ihr ERP-Anbieter für Sie. Dafür ist er schließlich da.

Technische Anforderungen

IT-Infrastruktur

Wie sieht Ihre aktuelle IT-Infrastruktur aus? Zählen Sie alle Systeme auf, die im Einsatz sind. Definieren Sie, wie viele Standorte Sie anbinden möchten und ob die unterschiedlichen Standorte auch eine unterschiedliche IT-Infrastruktur benötigen.

Und dann spüren Sie mal ganz tief in sich rein und stellen sich die Frage:

Wollen Sie diese weiterhin nutzen oder muss endlich mal was Neues her?

Datenbank und Betriebssystem

Welche Datenbanken und Betriebssysteme nutzen Sie? Gibt es bestimmte Vorgaben für den ERP-Hersteller? Wenn ja: Raus damit! Das sollte kein Geheimnis bleiben.

Datenübernahme

Nutzen Sie bereits ein ERP-System, aus dem bestehende Daten exportiert werden können? Natürlich nur, wenn Sie das auch wollen. Wenn ja, geben Sie die Datenformate an und legen fest, ob Sie nur Stammdaten oder auch Bewegungsdaten übertragen möchten. Wenn nein, wählen Sie die 2 oder sagen „Weiter“.

Schnittstellenbeschreibung für Drittsysteme

Setzen Sie Drittsysteme ein, die bestimmte Aufgaben übernehmen? Wenn ja, welche?

Entscheiden Sie, ob Sie diese Systeme behalten möchten oder ob der ERP-Anbieter lieber nach Lösungsansätzen im ERP-System suchen soll.

Gibt es Drittsysteme, die unbedingt angebunden werden sollen, weil Sie nicht auf sie verzichten können? Kein Problem! Vielleicht sind diese sogar bereits per Schnittstelle an Ihr aktuelles System angebunden? Super! Geben Sie einfach an, welche Schnittstellen diese Drittsysteme bereitstellen. Wenn es Schnittstellenbeschreibungen gibt – her damit!

Cloud, On-Premises oder doch Hybrid?

Wie soll Ihr zukünftiges ERP-System betrieben werden? In der Cloud? On-Premises? Hybrid? Im eigenen Rechenzentrum oder in einem fremden? Alles ist möglich! Sie müssen sich nur entscheiden.

Updates und Release Policy

Um Ihre Prozesse nicht ins Stocken zu bringen, wollen Sie sicher vor allem eines wissen:

Wie sieht’s mit Updates aus?

Ist das System updatefähig? Bleiben getätigte Parametrisierungen und Erweiterungen bei einem Update bestehen? Wie werden Releasewechsel eingespielt? Wie aufwändig ist so ein Update überhaupt? Und was kostet das Ganze?

Das sind ganz schön viele Fragen, die da aufkommen. Und das zu Recht! Besser, wenn Sie diese schon im Voraus klären.

Customizing und Parametrisierung

Diese beiden Schätze sind zwei ganz wesentliche Faktoren, wenn sich das ERP-System so richtig an Ihre Prozesskultur anpassen soll. Lassen Sie sich daher unbedingt vom ERP-Anbieter Ihres Vertrauens erklären, wie die Parametrisierung erfolgt und welche Punkte unter das Customizing fallen.

Und wenn Sie schon dabei sind: Fragen Sie am besten gleich noch, wie die Freigabeprozesse für eventuell anfallende Entwicklungskosten definiert sind. Nur für alle Fälle.

Konzeptlos?

Pssst. Wir haben noch einen ultimativen Geheimtipp für Sie.

Wonach die allermeisten vergessen zu fragen, obwohl es jeden betrifft:
Das Einführungskonzept des Anbieters.

Wie sieht das eigentlich aus? Gibt es eine Testphase und ein Testsystem? Wie gestaltet sich ein Echtstart? Wie hoch sind die Kosten für Wartung und Support nach dem Echtstart?

Gar nicht mal so unwichtig, oder? Gern geschehen, wir wollen ja nur das Beste für Sie. Danken Sie uns einfach mit einem Käffchen. Oder `ner guten Bewertung auf Google.

Anforderungen an den Anbieter

Kenntnisse und Referenzen

Natürlich bringen Sie Anforderungen an Ihren potenziellen ERP-Partner mit. Das können bestimmte Branchenkenntnisse oder gute Referenzen sein. Oder aber, dass Ihr Berater die Sprache des jeweiligen Landes spricht, in dem Sie Ihre Software einführen möchten (sonst verstehen am Ende alle bloß Bahnhof).

Es ist ganz klar, dass Sie von Best-Practice Erfahrungen des ERP-Anbieters profitieren möchten. Wer wollte das nicht?

Welche Erfahrungen für Ihr Unternehmen dabei wirklich relevant sind, ist ganz individuell. Das können Best-Practices aus Ihrer speziellen Branche, aber auch generelle Erfahrungen in bestimmten Firmengrößen sein.

Beide Ansätze haben ihre Vorzüge und Nachteile. Branchenexpertise ist zum Beispiel grundsätzlich etwas Gutes. Das leuchtet ein. Ein ERP-Hersteller kann aber – ebenso wie Sie selbst – blind für eine Branche werden, in der er sich zu viel bewegt. In dem Fall wär’s nur noch so semi-gut.

ERP-Berater mit Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen und Projekten können dagegen Best-Practices kombinieren. Das kann in manchen Fällen ein ziemlicher Vorteil sein. Definieren Sie für sich, was Ihnen wirklich wichtig ist und der richtige Partner wird kommen.

Ausführung des Lastenhefts:
Wie lang soll es sein?

So langsam sind Sie schon ein richtiger Profi, wenn es um die Erstellung eines ERP-Lastenhefts geht. Am liebsten wollen Sie direkt loslegen. Aber ein paar letzte Fragen brennen Ihnen noch unter den Nägeln: Wie lang soll das ganze Ding werden? Brauche ich eine Kurzfassung? Einen Fragenkatalog? Und welches Dateiformat verwende ich am besten?

Manche ERP-Berater schwören auf die Unterscheidung zwischen einer Langfassung und einer Kurzfassung des Lastenhefts.

Die Kurzfassung können Sie dann an einen größeren Kreis an ERP-Herstellern senden. Je nachdem, welche Antworten dann am besten zu Ihren Vorstellungen passen, senden Sie die Langfassung an einen kleineren Kreis, mit dem Sie meist auch eine Erstpräsentation vereinbaren.

Das ist natürlich sehr rücksichtsvoll, weil Sie den ERP-Anbietern die Beantwortung von mehrseitigen Anforderungskatalogen ersparen. Die Frage ist dann aber: Wie detailliert soll die Kurzversion sein? Was kommt in die Kurzversion, was in die Langversion? Besteht die Gefahr, dass Sie unbeabsichtigt etwas Elementares weglassen?

Wenn Sie sich wirklich an eine prozessorientierte Darstellung der Anforderungen halten, sind ERP-Hersteller normalerweise sehr schnell in der Lage zu beurteilen, ob die Anforderungen mit Ihrer Lösung umsetzbar sind oder nicht. Deshalb plädieren wir immer für den vollen Umfang des Lastenhefts. Aber bitte keine 3.333 Fragen zu Funktionen! Wenn das ihr Plan ist, dann vielleicht doch lieber die Kurzversion. 😉

Dateiformat

Üblicherweise gibt es einen erklärenden Teil in Form einer Word- oder PDF-Datei und einen Teil, der durch den ERP-Anbieter beantwortet wird. Der kommt meist in Form einer Excel-Datei. Was den Vorteil hat, dass Sie Antworten direkt vergleichen können, indem Sie diese bei der Auswertung einfach nur in benachbarte Spalten kopieren.

Wissen Sie, wo Sie diese Zweiteilung noch finden? In unserer ultimativen ERP-Lastenheft-Vorlage, die wir extra nur für Sie erstellt haben, um Ihnen das Leben etwas leichter zu machen:

ERP-Lastenheft Vorlage

Kostenlose Lastenheft-Vorlage

So definieren Sie Ihre Anforderungen an ein ERP-System!

Downloaden

Lastenheft erstellt – und jetzt?

Sie haben es geschafft. Sie haben Ihr ERP-Lastenheft erstellt, so richtig mit allem Drum und Dran. Sie sind bereit, es raus in die Welt zu senden, damit es Ihren Perfect Match für Sie findet.

Naja, ganz so einfach ist es leider nicht. Zumindest würden wir Ihnen nicht empfehlen, das Lastenheft einfach so mit allen ERP-Anbietern zu teilen, die Ihnen über den Weg laufen.

Was wir stattdessen raten? Machen Sie eine Longlist von Anbietern. Wie das geht, haben wir in unserem ERP-Ratgeber detailliert aufgeschrieben:

ERP-Ratgeber downloaden

Durch die Antworten der Anbieter können Sie die Longlist dann auf eine Shortlist mit potenziellen Partnern reduzieren, mit denen Sie dann so richtig auf Tuchfühlung gehen können. Zum Beispiel in einer Präsentation oder einem gemeinsamen Workshop.

Was Sie alles falsch machen können: Fehler bei der Lastenheft-Erstellung

Falsche funktionale Anforderungen

Wenn es darum geht, Anforderungen an das ERP-System zu definieren, sollten Sie alle betroffenen Mitarbeitenden miteinbeziehen. Das ist deshalb richtig klasse, weil dann jede*r genau das bekommt, was er oder sie braucht.

Aber natürlich äußert dann auch jede*r seine persönlichen Wünsche. Da kann schon mal eine ganz schöne Wunschliste zusammenkommen. Wenn sie diese ungefiltert in das Lastenheft übernehmen, werden Sie sich vermutlich schon zu Beginn in einem Chaos aus Anforderungen verlieren.

Machen Sie es besser: Gleichen Sie die Wünsche der Mitarbeitenden mit den taktischen und strategischen Prioritäten des Unternehmens ab. Bewerten Sie die Anforderungen und filtern Sie falsche Anforderungen, die Sie eigentlich gar nicht brauchen (nein, das Tetris-Spiel wird in den meisten Fällen nicht für Ihre alltägliche Arbeit benötigt).

Ein guter ERP-Anbieter wird Sie dabei unterstützen und Ihnen Best Practice-Lösungen aufzeigen.

Nur funktionale Anforderungen: Der 3.333-Fragen-Katalog

Wenn Sie eigentlich nur zu viel Zeit und Geld übrighaben und wirklich überhaupt keine zufriedenstellende ERP-Lösung finden möchten, dann sollten Sie unbedingt nur funktionale Anforderungen in Ihr Lastenheft aufnehmen. Alle Prozesse zu analysieren und zu beschreiben ist ziemlich mühsam, das wissen wir.

Dennoch ist es langfristig gesehen die bessere – wenn nicht einzig gute – Möglichkeit, ein Verständnis für Ihr Geschäft bei einem ERP-Anbieter zu schaffen.

Und darum geht es ja: Zeigen Sie Ihrem potenziellen Partner, wer Sie sind und wie Sie funktionieren, damit er Ihnen eine passende Lösung präsentieren kann.

Software-spezifische Anforderungen

Formulieren Sie Ihre lösungsspezifischen Anforderungen nicht so, dass sie bereits auf das Software-Angebot eines bestimmten Herstellers zugeschnitten sind. Damit nehmen Sie anderen Herstellern die Chance, sich als Ihr Perfect Match zu beweisen. Sie wissen ja: Prozesse sind besser als Funktionen. Und herstellerunabhängig sind sie auch.

Fokus auf nicht funktionierende Prozesse

Viele Unternehmen setzen bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts einen falschen Schwerpunkt: Sie fokussieren sich auf Prozesse, die bisher unzureichend funktionieren.

Aber Sie nicht. Sie erfassen auch unproblematische und bereits reibungslos funktionierende Prozesse, die für eine erfolgreiche Systemimplementierung und Prozessintegration ebenfalls von großer Bedeutung sind. Gut so!

Lastenheft vs. Pflichtenheft

Okay, gut. Sie wissen jetzt, was ein ERP-Lastenheft ist. Aber was ist dann dieses ERP-Pflichtenheft, von dem alle reden? Und wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft werden oft als Synonyme verwendet. Das haben Sie sicher auch schon festgestellt. Dabei unterscheiden die beiden sich ganz schön voneinander.

Damit Sie in Zukunft nichts mehr verwechseln, zeigen wir Ihnen hier nochmal die wichtigsten Unterschiede:

ERP-Lastenheft

  • Beschreibt die gesamte Funktionalität, die eine Software erfüllen soll und dient als Grundlage für die Einholung von Angeboten.
  • Fasst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zusammen.
  • Beschreibt das Problem aus Ihrer Sicht.
  • Definiert alle SOLL-Funktionen und -Prozesse, die mit der Software abgebildet werden sollen.
  • Wird von Ihnen und Ihrem Team erstellt.
  • Dient als Grundlage für das Angebot des Software-Anbieters (und somit auch für das Pflichtenheft).

ERP-Pflichtenheft

  • Präsentiert die Softwarelösung des Anbieters und beschreibt, wie die im Lastenheft gewünschten Funktionen umgesetzt werden.
  • Wird auf Basis des Lastenhefts erstellt.
  • Beschreibt das Problem aus Sicht des Software-Anbieters.
  • Bestimmt den Leistungsumfang der ERP-Einführung und konkretisiert, wie die Umsetzung genau ablaufen soll.
  • Ist die elementare Arbeitsgrundlage für das ERP-Projekt.
  • Enthält eine detaillierte Beschreibung, welche Funktionen auf welcher technischen Basis mit der Software eingeführt werden und wie der Anbieter die gewünschten Funktionalitäten umsetzt.
  • Wird vom ERP-Anbieter erstellt und Ihnen zur Verfügung gestellt.
  • Dient als Grundlage für den Vertrag und Maßstab für die Beurteilung der späteren Abnahme durch Sie.

Let’s Go!

Herzlichen Glückwunsch. Sie dürfen sich jetzt einfach mal selbst auf die Schulter klopfen. Denn Sie haben es geschafft! Sie wissen jetzt alles, was Sie über die Erstellung eines ERP-Lastenhefts wissen müssen. Und können eigentlich direkt starten. Worauf warten Sie noch? Los geht’s!

ERP Lastenheft Vorlage

Kostenlose Lastenheft-Vorlage

Klingt alles logisch, aber Sie haben trotzdem keine Lust, es alleine zu machen? Ist doch kein Problem! Wir sind für Sie da.

In unserer ERP-Lastenheft Vorlage finden Sie alles, was Sie brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Ganz einfach zum direkt runterladen:

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Bernd Krüger

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