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P.J. Dahlhausen & Co. GmbH, international erfolgreicher Anbieter hochwertiger Medizintechnik-Produkte trennte sich 2008 von veralteter Systemlandschaft und führte die integrierte Komplettlösung e.bootis-ERPII ein.
Die moderne Java und .NET-Technologie der e.bootis-ERPII Suite ermöglicht P.J. Dahlhausen seitdem u.a. die reibungslose Anbindung von Einkaufsgemeinschaften sowie Intercompany-Auftragsabwicklungen.
Zukunftsfähigkeit & Partnerschaftlichkeit
„Überzeugt hat uns vor allem die Durchgängigkeit und der Funktionsumfang der Komplettlösung, aber auch die Marktstellung der familiengeführten e.bootis ag. Denn auf gleicher Augenhöhe erkennt man besser Anforderungen und Ziele. Zudem trug die Zukunftsfähigkeit von e.bootis-ERPII durch die neueste Technologiebasis maßgeblich zu unserer Entscheidung bei. Handelt es sich doch bei P.J. Dahlhausen um ein expandierendes Unternehmen“
Gerhard Linnemann
Geschäftsführer
Shortfacts
Ausgangssituation
Entscheidung für e.bootis ERPII
Ergebnis
P.J. Dahlhausen ist ein mittelständisches, familiengeführtes Großhandels- Unternehmen mit Hauptsitz in Köln und weiteren Standorten in Halberstadt, Spiesen-Elversberg und Wien. Bereits in vierter Generation entwickelt, produziert und vermarktet Dahlhausen hochwertige Produkte des medizinischen Bedarfs europaweit an Fachhandel und Krankenhäuser.
Im Bereich „klinisches Zubehör“ ist P.J. Dahlhausen hier größter Komplettanbieter. Das Produktportfolio reicht von Einmal- und Verbrauchsartikeln über medizinische und chirurgische Instrumente bis zu komplexen medizintechnischen Geräten. Rund 150 Mitarbeiter betreuen und versorgen mehr als 3.000 Kunden mit einem breit gefächerten Sortiment von über 2.500 Artikeln aus allen medizinischen Anwendungsbereichen.
Im Hinblick auf die stetig wachsenden Anforderungen des Marktes stieß 2008 die bis dato bei P.J. Dahlhausen eingesetzte Unternehmenssoftware immer häufiger an ihre Grenzen. So war es beispielsweise nicht möglich, nach der Auftragsabwicklung und dem Ausdruck von Lieferschein und Rechnung den Vorgang nochmals auf den Bildschirm zu holen. Auch ein aussagekräftiges Reporting oder umfassendes Controlling gab es nicht.
Eine veraltete Technologie, über Schnittstellen angebundene Insellösungen, fehlende Funktionalitäten und auch die mangelnde Weiterentwicklung durch den bisherigen Hersteller führten schließlich zu der Entscheidung, das Altsystem abzulösen. Mit Unterstützung eines unabhängigen Beratungshauses wurden daraufhin die Prozesse analysiert und die Anforderungen an das neue System festgelegt.
Im nächsten Schritt verglich P.J. Dahlhausen seine Anforderungsprofile mit den Leistungsprofilen in Frage kommender ERP-Hersteller und lud die besten vier Systemanbieter zu Präsentationen ein. In den Entscheidungsprozess wurden ganz bewusst auch die Key-User mit einbezogen, die mit dem System künftig effizient arbeiten sollten.
Die Wahl fiel letztlich auf e.bootis-ERPII. „Überzeugt hat uns vor allem die Durchgängigkeit und der Funktionsumfang der Komplettlösung, aber auch die Marktstellung der familiengeführten e.bootis ag. Denn auf gleicher Augenhöhe erkennt man besser Anforderungen und Ziele. Zudem trug die Zukunftsfähigkeit von e.bootis-ERPII durch die neueste Technologiebasis maßgeblich zu unserer Entscheidung bei. Handelt es sich doch bei P.J. Dahlhausen um ein expandierendes Unternehmen“, erläutert Gerd Linnemann, Geschäftsführer von P.J. Dahlhausen.
Der Medizintechniker startete zunächst mit der Einführung von e.bootis-ERPII Rechnungswesen reibungslos ins e.bootis-System. Wenig später erfolgte der Echtstart von e.bootis-ERPII Industrie. Die Forderung des Seniorchefs Herrn Peter Josef Dahlhausen: „Spätestens eine Woche nach Umstellung muss die Fakturierung wieder reibungslos funktionieren“, konnte e.bootis trotz kleinerer Anfangsschwierigkeiten deutlich unterbieten.
Mit der Einführung wurden einzelne Abläufe im Unternehmen merklich vereinfacht und optimiert – und doch konnten bei P.J. Dahlhausen bewährte Unternehmensprozesse beibehalten werden. Schließlich soll sich die Software dem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt!
„Mit der Anbindung unserer Partnerfirmen an das e.bootis-System konnten wir das Ziel, Einkaufsgemeinschaften zu bilden, die Kaufkraft zu bündeln und bessere Einkaufskonditionen zu realisieren, endlich in die Tat umsetzen“, erläutert Gerd Linnemann, „schließlich ist der steigende Effizienzdruck im Gesundheitswesen für alle Beteiligten eine Herausforderung.
Aufgrund der verschiedenen Standorte des Unternehmens sind Intercompany-Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Alltagsgeschäfts von P.J. Dahlhausen. Produkte werden von Köln zur Produktion oder Konfektionierung z.B. dem Werk in Halberstadt beigestellt. Schon aus Gründen der manchmal lebensnotwendigen Nachverfolgbarkeit ist es gut zu wissen, welche Produkte in welchen Stückzahlen von welchem Standort in das Endprodukt einfließen. Die gesamte Intercompany-Logiklässt sich von zentraler Stelle steuern, so dass Änderungen leicht eingepflegt werden können.
P.J. Dahlhausen exportiert und importiert weltweit, ist doch nur so der freie Zugang zu neuster Medizintechnik und besten Einkaufskonditionen gesichert. Daraus resultierend bevorratet P.J. Dahlhausen konstant über 2.500 verschiedene Qualitätsprodukte in einem Hochregallager mit über 8.000 Stellplätzen.
Die Lagerverwaltung von e.bootis-ERPII bildet die vorhandenen Lagerstrukturen flexibel ab, so dass P.J. Dahlhausen die Lagerorte wahlweise mandantenspezifisch oder –übergreifend festlegen kann. Zahlreiche Bewertungsmöglichkeiten sowie die damit einhergehenden für die Medizintechnik wichtigen Entnahmestrategien wie z.B. FeFo, FiFo sind bei e.bootis-ERPII selbstverständlich.
Als Komplettanbieter von klinischem Zubehör erreichen P.J. Dahlhausen täglich Waren aus der ganzen Welt. Planungssicherheit für Logistik, Produktion und die Einhaltung von Lieferterminen sind dabei oberstes Gebot. Dank der e.bootis-ERPII Suite ist P.J. Dahlhausen stets up-to-date.
Ein Plus für die Kundenzufriedenheit. Zuverlässig steuert und überwacht e.bootis-ERPII auch alle übrigen mit „schwimmender Ware“ einhergehende Prozesse. Anzahlungen auf Bestellebene und Schlussrechnung auf Positionsebene oder Reservierungen und entsprechende Buchungen auf das schwimmende Lager gehören für e.bootis-ERPII zum Standard.
P.J. Dahlhausen steht seit über 160 Jahren für Qualitätsprodukte, höchste Flexibilität, Schnelligkeit und bundesweite Lieferfähigkeit. Sollte dennoch mal etwas nicht nach Plan verlaufen und ein Lieferant auf sich warten lassen, ist man bestrebt, das Problem schnellst möglich aus der Welt zu schaffen.
Dank der Flexibilität von e.bootis-ERPII konnte die P.J. Dahlhausen-Lösung so angepasst werden, dass verspätet eintreffende Ware direkt in Köln an der Rampe kundenspezifisch kommissioniert und versandfertig bereitgestellt wird. e.bootis-ERPII unterstützt hier die Geschäfts-Philosophie von P.J. Dahlhausen zuverlässig im Hintergrund!
Die Logistikprozesse steuert P.J. Dahlhausen vor allem im neu errichteten Fertigungs- und Logistikzentrum in Halberstadt, wo täglich Waren aus der ganzen Welt eintreffen. Hier wächst sozusagen eines der größten Schleusentore für Medizingüter in ganz Europa. Gleichzeitig bietet P.J. Dahlhausen in Halberstadt eine Vielzahl standardisierter und spezifizierter Lohnfertigungen für seine Kunden an.
In seinem modernen Hochregallager mit über 8.000 Stellplätzen, bevorratet P.J. Dahlhausen konstant über 2.500 verschiedene Qualitätsprodukte. Die Größe des neuen Logistikzentrums macht es auch unabdingbar, fahrerlose Transportsysteme (FTS) zur weiteren effizienten Steuerung der Intralogistik einzubinden. P.J. Dahlhausen entschied sich für das FTS „ERC 213 a“ der Firma Jungheinrich, das nun dafür sorgt, eintreffende Produkte prozesssicher und effizient bis zum Endlagerort zu transportieren.
Ein hochmodernes Logistikzentrum bedingt eine ebenso hochmoderne einheitliche ERP-Lösung, wie die e.bootis-ERPII Suite, die als zentrales System und Logistikdrehscheibe zwischen den angebundenen Standorten fungiert. Beispielhaft werden Produkte vom Standort Köln zur Produktion oder Konfektionierung dem Werk in Halberstadt beigestellt. Schon aus Gründen der manchmal lebensnotwendigen Nachverfolgbarkeit ist es gut zu wissen, welche Produkte mit welcher Charge in welchen Stückzahlen von welchem Standort in das Endprodukt – ebenfalls mit eigener Chargennummer – einfließen. Die gesamte Intralogistik zwischen den unterschiedlichen Standorten und Unternehmen, inklusive automatisch auslösender Intercompany-Prozesse, lässt sich von zentraler Stelle redundanzfrei steuern, so dass mögliche Prozessänderungen leicht durchzuführen sind.
Eine effiziente Versandbereitstellung von Kundenaufträgen bedingt beispielhaft auch die automatische Ansteuerung von Artikelbeständen innerhalb der Kommissionierungen. e.bootis-ERPII erkennt, ob die zu kommissionierende Artikelmenge bestandsmäßig als Anbruchware, komplette VPE, in unterschiedlichsten Chargen und mit MHD (lang/ kurz) an n-Plätzen gelagert ist. Dies ermöglicht unter Einhaltung der Entnahmestrategie eine optimale Kommissionierung.
Das oberste Gebot für P.J. Dahlhausen ist die Einhaltung von Lieferterminen. Sollte dennoch einmal etwas nicht nach Plan laufen und eine Lieferung sich verspäten, kann man dank e.bootis-ERPII flexibel reagieren. Die verspätet eintreffende Ware kann dann direkt – per Cross-Docking – an der Rampe kundenspezifisch kommissioniert und versandfertig bereitgestellt werden.
Im nächsten Schritt plant P.J. Dahlhausen den Einsatz der ebenfalls vollintegrierten e.bootis-ERPII MDE (Mobile Datenerfassung)-Anwendungen, die es ermöglichen, sämtliche Lagerschritte in Echtzeit zwischen der ERP-Lösung oder auch zum FTS abzuarbeiten. Natürlich erfolgt dieses und vieles mehr papierlos! Gut für die Nachhaltigkeit. Die Erfassung von eingehender oder ausgehender Ware per e.bootis-ERPII MDE ermöglicht zudem die sofortige Feststellung und systemseitige Bearbeitung von Mengendifferenzen. Gleiches gilt für ermittelte Fehlbestände auf einem Lagerplatz. Per MDE wird in einem solchen Fall direkt eine Lagerinventur ausgelöst, um so für P.J. Dahlhausen sekundengenau innerhalb der ERP-Lösung für sämtliche Vorgänge wieder korrekte Bestandsdaten auszuweisen.
Der interne Begriff „Dahlhausen Shipping“ steht für die Anbindung an die Versandsoftware V-LOG, die an der Packstation im Zusammenspiel mit e.bootis-ERPII MDE zum Einsatz kommen wird. Sind die Pakete gepackt, werden sie per MDE gewogen. Das Gewicht wird automatisch an V-LOG übergeben und die Versandetiketten werden gedruckt. Anschließend wird die Sendungsnummer an den Lieferschein in e.bootis-ERPII importiert. Teamarbeit par excellence.
Ein weiterer Vorteil von e.bootis-ERPII ist sicherlich die unkomplizierte Generierung von Statistiken und Reportings. „Das Ad-hoc Reporting von e.bootis-ERPII kann von jedem User „mal eben schnell“ generiert, in Excel überführt und anschließend per eMail an die verantwortlichen Kollegen übermittelt werden.
In allen Bereichen der Bewegungsdaten und im Artikelstamm können Felder variabel angepasst, Sichten, Daten sortiert und gruppiert werden. Reports werden von uns ganz ohne Programmierer in beliebiger Struktur selber gestalten.“, freut sich Thomas Kamm, IT-Projektmanager bei P.J. Dahlhausen.
Auch darüber hinaus benötigt P.J. Dahlhausen kontinuierlich zuverlässige, verwertbare Informationen, um zukunftsweisende Entscheidungen treffen zu können. Fragen zu Wachstumschancen, Einsparpotential oder eine Auflistung der Top-Kunden müssen in regelmäßigen Abständen erörtert werden. e.bootis-ERPII Business Intelligence für mittelständische Unternehmen konzipiert, verschafft P.J. Dahlhausen einen kontinuierlichen Überblick, der sich aus vielen verschiedenen Datenquellen speist. Zum Einsatz kommt die e.bootis-ERPII Suite mittlerweile bei 90 Anwendern.
„Mit e.bootis-ERPII haben wir uns für eine Lösung entschieden, mit der wir für die Zukunft gut gerüstet sind. Eine Standardsoftware, die wir aufgrund ihrer Flexibilität auch individuell anpassen und ständig neuen Marktgegebenheiten anpassen können – ohne die Releasefähigkeit zu verlieren, betont Thomas Kamm.
Daher lassen die nächsten Projekte auch nicht auf sich warten. Neben der Anbindung eines weiteren Produktionsstandortes, der Optimierung der Lagerprozesse durch den Einsatz mobiler Endgeräte und dem elektronischem Rechnungsversand steht die Einführung von e.bootis-ERPII Archivsystem windream ganz oben auf der Liste.
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