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Anschluss verpasst? Elektronische Kataloge dominieren E-Procurement im Mittelstand

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E-Procurement und elektronische Kataloge

Kennen Sie die alte Kaufmannsweisheit „Im Einkauf liegt der Gewinn“? In der Praxis und Wissenschaft ist man sich definitiv darüber einig, dass in der Beschaffung erzielte Einsparungen (Savings) direkte Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis haben. Man darf also im Einkauf auch zwei Mal hinsehen, um Einsparungen zu erzielen. Neueste Erkenntnisse zeigen, dass sich der elektronische Einkauf lohnt. Hat er sich seitdem verändert?

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Der Einkauf ist heute Digital – Stichwort E-Procurement

Vertritt man die These, dass die Digitalisierung der Unternehmenswelt in vollem Gange ist, dann darf das Adjektiv „unaufhaltsam“ durchaus benutzt werden. Für mittelständische Unternehmen ist das Zurechtfinden mit elektronischer Kommunikation und digitalenProzessen, bestimmt durch neue Themenfelder wie Industrie 4.0, Big Data, Omni-Channel Retailing sowie auch E-Procurement zum Wettlauf mit der Digitalisierung geworden. Daher darf die Frage gestellt werden, wie die Anforderungen für die elektronische Beschaffung im Mittelstand zukünftig definiert werden, bzw. wie sich E-Procurement-Prozesse weiter verändern?

Exkurs: eine Definition von E-Procurement:

Elektronische Beschaffung (auch E-Procurement genannt) ist die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen unter Nutzung des Internets sowie anderer Informations- und Kommunikationssysteme (wie EDI- und/oder ERP-Systeme). Sie wird im Allgemeinen im Bereich des betrieblichen Einkaufs größerer Unternehmen und Organisationen genutzt. Hier geht’s zur vollständigen Definition.

Praxis Studie:
E-Procurement Stimmungsbarometer des BME

Das Problem mit der allumfassenden Wahrheit für die Zukunft kennt man auch nicht erst seit der Zeit unserer Anfangs genannten Kaufmannsweisheit. Schauen wir deshalb in die jüngste Vergangenheit und leiten daraus eine Prognose ab. In der aktuellen Studie „Elektronische Beschaffung – Stand der Nutzung und Trends“ des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) wurden insgesamt 197 Unternehmen befragt. Mittelstandsunternehmen haben einen Anteil von 54,3%. Die folgenden Ergebnisse zeigen das für KMUs relevanteste Thema „elektronische Kataloge“.

Elektronische Katalogsysteme sind nicht mehr wegzudenken

Die vollständige Studie befasst sich mit den verschiedenen Ausgestaltungsmöglichkeiten im E-Procurement:

  • Elektronische Kataloge
  • Ausschreibungen
  • Einkaufsauktionen
  • Lieferantenmanagement/E-SRM (Supply Relationship Management)
  • E-SCM (Supply Chain Management)

Besonders auffällig für das Segment der KMUs war, dass elektronische Kataloge für den Geschäftsalltag nach wie vor die größtmögliche Relevanz darstellen. 68,3% aller befragten Mittelständler befassen sich aktiv mit elektronischen Katalogen im E-Procurement Prozess. In diesem Segment verfügen sogar 47,7% über Erfahrungen von drei und mehr Jahren mit dem Instrument.

Nur 19,7% der befragten Unternehmen gaben an, dass Sie aktuell keine Bedeutung für den Einsatz von elektronischen Katalogen im Unternehmen sehen. Verglichen mit den anderen Ausgestaltungsmöglichkeiten, ist dies mit Abstand jedoch der niedrigste Wert (Ausschreibungen 35,5% / Einkaufsauktionen 66,4% / E-SRM 37,4% / E-SCM 45,8%)

40,7% der befragten Unternehmen setzten zur Abwicklung elektronischer Kataloge auf Lösungen mit geringem Eigenaufwand, sprich öffentliche Plattformen bzw. elektronische Marktplätze.

Info: Die in Deutschland wohl bekannteste B2B-Einkaufsplattform ist aktuell Mercateo. Mehr Informationen zur einfachen Anbindung finden Sie hier.

Elektronische Kataloge sind die Basis zur unkomplizierten Teilnahme an Marktplatz-Lösungen. Die damit verbundene Vereinfachung der Prozessabwicklung und bestenfalls Automation führt zur Aufdeckung monetärer Einsparpotenziale der beteiligten Unternehmen. Daher gilt der Einsatz elektronischer Katalog im E-Procurement Prozess viel mehr als Pflicht und weniger als Kür. Belegt wird dies u.a. auch durch die ausgewiesenen Kostenersparnisse innerhalb der Studie.

Elektronische Kataloge rechnen sich im Mittelstand

Ohne echte Kostenersparnis bzw. Prozessoptimierung steht fast jeder IT-Veränderungsprozess vor dem direkten KO. Der Einsatz von Katalogsystemen stellt sich jedoch als echter „Hidden Champion“ heraus. Denn im Vergleich zu anderen E-Procurement Ansätzen wie bspw. Ausschreibungen oder Auktionen werden beim Einsatz von Katalogsystemen, durchschnittlich 26,9% Prozesskosten eingespart, der absolute Spitzenwert laut Studie. Hinzu kommt noch eine Einstandspreissenkung von durchschnittlich 7%.

Der Einsatz elektronischer Kataloge sollte im Unternehmen daher zur Schlüsselfunktion werden, falls es das noch nicht ist. Aufgrund der hohen Nutzungsbereitschaft von 89,3% sind E-Kataloge mittlerweile absoluter Standard. 57,1% der KMU’s gaben an, dass Sie einen stabilen Betrieb oder „Best Practise“ Status erreicht haben. Als Herausforderung kann demnach wohl die Steigerung der Nutzungsintensität respektive -qualität betrachtet werden.

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Marcel Keisers

Marcel Keisers ist seit 2015 Teil des e.bootis-Teams und kümmert sich um alles, was im weitesten Sinn mit Onlinemarketing zu tun hat.

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