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Stammdatenmanagement mit Datenpools:
Die digitale Zukunft nicht nur für VTH-Mitglieder

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Im Rahmen des VTH-Forums am 01.06. im Frankfurter „Square“ stellt der Verband Technischer Händler zusammen mit der IFCC GmbH und dem Kooperationspartner e.bootis ag das kollaborative Stammdatenprojekt VTH-eData-Pool erstmals einem breiten Fachpublikum vor. Der Tag zeigte vor allem eins: Stammdatenmanagement wird sowohl von Lieferanten als auch von Händlern als die zentrale Zukunftsaufgabe gesehen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dementsprechend aufmerksam wurde die Strategie des VTHs zur Zentralisierung von aktuellen und hochwertigen Artikelstammdaten vom Publikum verfolgt.

Thomas Vierhaus, geschäftsführendes Vorstandsmitglied des VTH, wurde nicht müde, sein Fazit den interessierten Zuhörern zu vermitteln: „Ein zentraler Stammdatenpool beschleunigt die Kommunikation und verbessert nicht nur die Qualität der Daten, sondern auch die der Zusammenarbeit. Demnach ist der VTH-eData-Pool die konsequente Weiterentwicklung unserer Netzwerkphilosophie“. Zuvor hatte er bereits anhand mehrerer Thesen verdeutlicht, wie wertvoll gepflegte Stammdaten für die Entwicklung der VTH-Mitglieder und auch deren Lieferanten sind.<

Stammdatenpflege ermöglicht Informationsvorsprung

Beispielsweise stellte er fest, dass Kunden sowohl andere Marken als auch bei anderen Firmen als ursprünglich beabsichtigt kaufen, wenn im Moment der Kaufentscheidung bessere Informationen bereitgestellt wurden. Sind Produktdaten also nicht aktuell oder vollständig, steigt die Gefahr, dass potentielle Käufer zu Wettbewerbern wechseln. Bessere Artikeldaten bedeuten somit bessere Geschäfte für den technischen Händler.

Nicht nur während des Auswahlprozesses erwarten Kunden zunehmend vollständige und aktuelle Produktdaten, um eine fundierte Kaufentscheidung treffen zu können. Auch benötigen sie die Daten als Bestandteil der Lieferung, um nachfolgende interne Prozesse optimieren und Kosten sparen zu können. Die Verzahnung von Produkt und Daten ist ein Servicemodell für den technischen Handel, das langfristig den Waren- und Sortimentsvorsprung durch den Informationsvorsprung ablösen wird.

Warum Datensynchronisierung der Königsweg des Stammdatenmanagements ist

Dementgegen steht ein erheblicher Mehraufwand seitens der technischen Händler, da die Stammdatenpflege oftmals nicht vollständig oder falsch durchgeführt wurde. Nicht jeder Großhändler verfügt über Mitarbeiter und Prozesse, um Materialstammdaten effizient zu betreuen. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass nicht standardisierte Produktinformationen erhebliche Mehrkosten innerhalb der Lieferkette verursachen. Genau hier liegt die Chance eines kollaborativen Stammdatenpools, der mit Hilfe von Datensynchronisierung eine effizientere Lieferkette etablieren und zu einer Win-Win-Situation zwischen Hersteller und Händler führen kann.

Integrierte, auf Kollaboration basierende Datenbeziehungen entscheiden darüber, wer im globalen, extrem wettbewerbsorientierten Markt von morgen Erfolg haben wird. Eine dynamische Datenvernetzung gewährleistet die rasche Verfügbarkeit von Wissen, beschleunigt mehrstufige Abstimmungsprozesse und treibt damit die „Time to Market“ Dauer voran. Deswegen sollten bei der Planung erforderlicher Investitionen im Bereich der Datensynchronisierung alle Beteiligten dem langfristigen Nutzen mehr Beachtung schenken als kurzfristigen Vorteilen.

VTH-eData-Pool ermöglicht zentral gepflegte Stammdaten

Mit dem VTH-eData-Pool ist nun eine Plattform geschaffen worden, die genau diese Vorteile für Mitglieder des Verbandes Technischer Händler und deren Lieferanten realisiert. Enthalten sind sämtliche Produktstammdaten der teilnehmenden Hersteller, die unkompliziert von VTH-Mitgliedern abgerufen werden können. Dabei sind die Produkte in einem Stammsatz derart detailliert beschrieben, dass sie ohne weitere Bearbeitung beispielsweise in ERP-Lösungen nutzbar sind.

Das Team von der IFCC Gmbh bestehend aus Prof. Dr. Ulrich Manz, Ayhan Bulut und Tobias Wojtanowski zeigte überzeugend, wie einfach das Stammdatenmanagement über die Onlineplattform VTH-eData-Pool zu händeln ist. Durch einfache Excel-Dateien können binnen Minuten Massenstammdaten importiert, aktualisiert und exportiert werden. Dabei liegt die Datenhoheit stets bei den Lieferanten der Daten, in diesem Fall bei den Herstellern.

VTH-eData-Pool Plattform Übersicht Screenshot

Gepflegte Stammdaten durch automatisiertem Stammdatenmanagement – Und jetzt?

Das Stammdatenmanagement mit Hilfe des VTH-eData-Pool kann sein ganzes Potential allerdings erst ausspielen, wenn die Softwarearchitektur auf Lieferanten und Großhandelsseite entsprechend modern aufgestellt ist. Nur ERP-Systeme, die problemlos digitale Daten im- und exportieren können, verhelfen in Kombination mit gut gepflegten Stammdatenpools zu wirklichen Mehrwerten.

Stammdatenverwaltung mit e.bootis und dem VTH-eData-Pool

Aus diesem Grund wurde e.bootis eingeladen, die Vorteile der aufbereiteten Stammdaten an einem praktischen Beispiel in e.bootis-ERPII darzustellen. Rolf Wilmsen zeigte dem gespannten Publikum, wie einfach es ist, Artikel mit allen zugehörigen Informationen wie z.B. Preise, Einheiten, Merkmale der Klassifikationen, Datenblätter, Zeichnungen und Produktbildern in e.bootis-ERPII zu übernehmen und sofort zu nutzen.

Dazu wurden vorbereitend die erweiterte VTH-Klassifikation (basierend auf eCl@ss) in e.bootis-ERPII eingelesen und anschließend zwei komplette Kataloge von Dräger und Riegler vollständig in eine vorgelagerte Katalogdatenbank importiert. (Importzeit für beide durch IFCC aufbereiteten BMEcat-Kataloge ca. 3 Minuten, mit insgesamt ca. 15.000 Artikeln).

Aus diesen Daten wählte Rolf Wilmsen gezielt Artikel per Suchfunktion aus und übernahm sie mit einem Klick ins Warenwirtschafts-Sortiment. Dabei wurden aus dem verlinkten Hersteller-Bild automatisch alle für den Onlineshop notwendigen Bildformate erzeugt. Mit einem weiteren Mausklick (Shopexport) waren die übernommenen Artikel sofort im Onlineshop verfügbar (mit allen Bildern, Merkmalen, Beschreibungen etc.). Nach Anmeldung im Shop konnte der Artikel sofort bestellt werden. Die Preisinformationen und Lieferzeiten aus dem ERP-System waren per Webservice direkt im Shop sichtbar.

Im e.bootis-ERPII Auftragsdesktop wurde die Bestellung zur Kontrolle visualisiert und dann per Mausklick zur automatischen Kommissionierung mit Generierung von Lieferschein und Rechnung freigegeben. So konnte Rolf Wilmsen zeigen, welchen Nutzen der eData-Pool den VTH-Mitgliedern in der Praxis bringt. Weitere Beispiele der sofortigen Stammdatennutzung sind im obigen Schaubild aufgezeigt.


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Steffen Heetfeld

Nach dem Abschluss des International Marketing Masterstudiums unterstützt Steffen Heetfeld seit Anfang 2014 die e.bootis ag im Bereich Kommunikation.

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