OCR vs. EDI: Digitale Belegerfassung auf dem Prüfstand

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OCR EDI Digitale Belegerfassung

Wäre die Digitalisierung ein Superheld, die Automatisierung wäre wohl seine Supermacht. In keinem anderen Feld können digitale Daten so effektiv Zeit und Kosten einsparen, wie bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Auf Grund ihrer traditionellen Eintönigkeit hat gerade die Belegerfassung hiervon besonders profitieren können.

Dies ist allerdings keine neue Erkenntnis. Schon Ende der 1970er Jahren entwickelte man fleißig daran, ungenormte Dokumente den damaligen „Computern“ digital einzuflößen. Bis zur gegenwärtigen digitalen Belegerfassung, wie beispielsweise die elektronische Rechnungsabwicklung, war es jedoch ein langer Weg.

Heutzutage sind Optical Character Recognition (OCR) und Electronic Data Interchange (EDI) zwei bekannte Methoden, um Daten zur digitalen Verwendung nutzbar zu machen. Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, die je nach Unternehmen und Einsatzform sorgfältig abzuwägen sind. Wir prüfen beide Methoden auf ihre Zukunftssicherheit.

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Exkurs: Was ist OCR und EDI?

Optical Character Recognition (OCR) ist der englische Fachbegriff für optische Zeichenerkennung – umgangssprachlich auch Texterkennung genannt. Es beschreibt das Verfahren, Texte aus Rastergrafiken (z.B. Scan-Ergebnisse, Bilder oder PDF-Dateien) zu erkennen und sie zur elektronischen Verarbeitung aufzubereiten.

Electronic Data Interchange hat weniger mit Texterkennung zu tun, da beim EDI-Verfahren alle Daten bereits digital vorliegen. Vielmehr beschreibt EDI eine Schnittstelle zum digitalen Datenaustausch zwischen zwei (ERP-) Systemen, die z.B. für Aufträge, Rechnungen oder Lieferavis genutzt werden kann.

Vorteile der digitalen Belegerfassung am Beispiel der elektronischen Rechnungsabwicklung

Trotz ihrer Unterschiede haben beide Methoden ein gemeinsames Ziel: Durch automatisierte Vorgänge Mitarbeiter von monotonen Prozessen zu erlösen, um ganz nebenbei auch noch Kosten und Zeit zu sparen. Unabhängig davon, wie digitale Daten ins ERP-System gelangen, sorgen dort Prüfprozesse für die weitestgehend automatisierte Verarbeitung von Belegen.

Bei der elektronischen Rechnungsabwicklung kann das ERP-System beispielsweise anhand der Bestellnummer prüfen, ob eine entsprechende Bestellung vorhanden und der Wareneingang gebucht ist. Dabei prüft es ob Mengen und Zahlungskonditionen übereinstimmen. Die Parametrierung ermöglicht kleinere Toleranzen automatisch auszubuchen, bevor die Rechnung in die Finanzbuchhaltung übergeben und die Zahlungsfreigabe erteilt wird. 0815-Belege fallen weg und verhelfen Ihren Mitarbeitern so zu mehr Zeit für die komplizierteren Fälle.

Digitale Belegerfassung mit OCR: Digitalisierung-Light

Richtig eingesetzt kann Optical Character Recognition zur Allround-Digitalisierungswaffe werden, da Sie mit dieser Methode nahezu alles digitalisieren können, was auf Papier gebannt wurde. Von Lieferscheinen bis hin zu Reklamationen ist es für fast jede Belegart einsetzbar, sofern – und hier kommt die Einschränkung – sie in einer standardisierten Form vorliegt. Übrigens sind Sie nicht auf Papier beschränkt. Auch PDF-Dokumente oder ganze E-Mails können Sie mit diesem Verfahren einfach für die weitere Verarbeitung aufbereiten.

ERP Digitale Belegerfassung OCR Vorteile und Nachteile

Ein entscheidender Vorteil liegt in der unabhängigen Einführung der OCR-Methode. Während Sie bei EDI Ihre Geschäftspartner ins Boot holen müssen, ist OCR eigenständig einsetzbar. Im Klartext bringen Sie Ihre Warenwirtschaft dazu, eingehende Belegarten zu verstehen, unabhängig ihrer Herkunft.

Darin liegt allerdings auch ein Nachteil begründet: Um fehlerfrei unterschiedliche Belege erkennen zu können, durchläuft die Software einen Lernprozess, der mitunter zu einer langen Einrichtungszeit führen kann. Bis ein akzeptables Ergebnis vorliegt müssen einige Parametrierungsrunden vollzogen werden. Selbst dann sind realistisch nur 80 bis 90 Prozent der eingehenden Belege automatisiert verarbeitbar. Wenn Ihr Geschäftspartner dann noch auf die lustige Idee kommt, den Aufbau seiner Geschäftspapiere zu ändern, fängt das Spiel von vorne an.

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass sich der Einrichtungsaufwand für die digitale Belegerfassung mit OCR am schnellsten rentiert, wenn eine entsprechend hohe Anzahl an Belegen oder Belege mit vielen Positionen zum Tagesgeschäft Ihres Unternehmens gehören.

No paper, no cry: Digitale Belegerfassung mit EDI (Electronic Data Interchange)

Wo OCR noch versucht Papier zu digitalisieren, ist EDI schon einen Schritt weiter, da es bereits als Schnittstellenformat durchgehend digital arbeitet. Etwaige Fehler beim Scannen von Belegen sind damit Vergangenheit, da der Austausch direkt über XML-Dateien stattfindet. Dies führt logischerweise zu einer höheren Geschwindigkeit bei der Belegerfassung und einer gesteigerten Geschäftseffizienz. Denn: Die unverzügliche Verarbeitung elektronischer Geschäftsdokumente führt zu weniger Mehrfachbearbeitungen von Vorgängen und geringeren Fehlbeständen im Lager.

ERP Digitale Belegerfassung  EDI Electronic Data Interchange

EDI hat darüber hinaus die Zeit auf seiner Seite. Langfristig werden Daten nur noch digitalisiert gepflegt werden, auch wenn es momentan bis zum papierlosen Büro bei dem ein oder anderen noch ein langer Weg ist. Mit dieser Entwicklung im Hinterkopf, ist EDI die Methode der Zukunft, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Vor allem auch deshalb, weil dieser Kurs von Marktführern unterstützt wird. Schon jetzt ist EDI zunehmend ein Kriterium für die Lieferantenauswahl in größeren Unternehmen. Dieser Trend wird sich mit der Zeit sicherlich noch verstärken.

Wie weiter oben schon erwähnt, bringt es allerdings nichts als Einzelgänger den EDI-Standard einzuführen. Vielmehr gilt es die langfristigen Vorteile von EDI auch Ihren Geschäftspartnern nahe zu bringen, um gemeinschaftlich davon profitieren zu können. Schließlich möchten Sie den Datenaustausch insgesamt optimieren und nicht nur die einseitige Verarbeitung der Informationen.

Oft scheitert das löbliche Vorhaben jedoch an veralteten ERP-Systemen, die wenn überhaupt nur rudimentäre EDI-Möglichkeiten bieten. In diesem Fall ist man gezwungen auf sogenannte EDI-Konverter zurückzugreifen, die einen zusätzlichen finanziellen Aufwand bedeuten. Wenn EDI als strategisch wichtig für die Zukunft erachtet wird, sollten Sie spätestens jetzt über ein ERP-System nachdenken, dass durch die moderne technologische Basis einen internen EDI-Konverter bereithält.

Zeit ist Geld: Kosten sparen durch die digitale Belegerfassung

Fakt ist, die digitale Belegerfassung erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern spart deutlich Prozesskosten ein. Für welchen Weg Sie sich entscheiden sollten, hängt vor allem mit Ihrer momentanen Geschäftssituation und Ihrer Strategie für die Zukunft zusammen.

Für eine schnelle Optimierung durch elektronische Verarbeitung von Belegen bietet sich das OCR-Verfahren an, da sich bei einer entsprechenden Beleg- bzw. Positionsanzahl die Investition schnell rentiert. Darüber hinaus sind Sie nicht auf die Kooperation Ihrer Geschäftspartner angewiesen, was die Einführung in diesem Punkt beschleunigt.

Möchten Sie jedoch auf Nummer sicher gehen, lohnt es sich mit Ihren Geschäftspartnern gemeinsam auf die EDI-Methode zu setzen. Dies ist langfristig gesehen die klügere Entscheidung, um am Markt konkurrenzfähig zu bleiben.

Die Frage ist also nicht, ob OCR oder EDI, sondern vielmehr wie fortschrittlich Ihre Geschäftspartner Sie auf Ihrem Weg in die Zukunft begleiten. Oder sind Sie vielleicht der bremsende Faktor in der Gleichung?

In jedem Fall benötigen Sie ein ERP-System mit einer modernen technologischen Basis, das eine offene Schnittstellenpolitik unterstützt. Nur so ist die nötige Investitionssicherheit gewährleistet, um auch zukünftig aufkommende Standards in der digitalisierten Welt abzubilden.

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Steffen Heetfeld

Nach dem Abschluss des International Marketing Masterstudiums unterstützt Steffen Heetfeld seit Anfang 2014 die e.bootis ag im Bereich Kommunikation.

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