ERP-System wechseln: e.bootis ist bereit!

Wann wird es Zeit für einen ERP-Wechsel?

Wenn Ihr System mehr Pflaster braucht als Ihre Kindheit auf dem Skateboard. Oder anders gesagt:

• Wenn Prozesse nur noch mit Handarbeit und Excel-Kleber halten.
• Wenn Mitarbeitende Daten doppelt erfassen– und trotzdem keiner weiß, was stimmt.
• Wenn Ihr Unternehmen losrennt, das ERP-System aber lieber sitzenbleibt.
• Wenn wichtige Funktionen fehlen.
• Wenn der Support nur dann reagiert, wenn Sie ihn anschreien.
• Wenn Updates mehr kosten als ein Wochenendtrip nach Paris – oder gar nicht mehr kommen.
• Wenn Ihre Leute das System so sehr meiden wie Meetings am Montagmorgen.

Dann ist es Zeit. Für was Neues. Für e.bootis.

Was kostet ein ERP-Wechsel?

Ungefähr so einfach zu beantworten wie:
„Was kostet ein Auto?“

Kommt drauf an:
Fiat oder Ferrari?
Kleinwagen oder vollausgestatteter Sportwagen mit Flügeltüren und Sitzheizung für den Hund?

Die Grundausstattung beim ERP-Wechsel sieht so aus:

• Lizenzen oder Abos – je nachdem, wie viele mitfahren.
• Beratung & Konfiguration – sprich: Jemand, der weiß, wie das Ding richtig fährt.
• Optional: Eigene Funktionen entwickeln lassen – das Tuning fürs System.
• Schulungen & Support – weil niemand als ERP-Rennfahrer vom Himmel fällt.

Was fast alle unterschätzen:
Den Spritverbrauch Ihrer eigenen Leute.
Ein ERP-Projekt frisst Zeit – und zwar von Menschen, die eigentlich noch das Tagesgeschäft am Laufen halten. Wer das nicht einplant, fährt mit angezogener Handbremse los und wundert sich später über die lange Strecke.

Kurz gesagt:
Der Preis hängt davon ab, wie weit Sie fahren wollen – und wie komfortabel die Reise sein soll. Aber eins ist sicher: Mit einem ausgeleierten ERP-Traktor wird’s auf Dauer teurer.

Wie stellt man ein ERP-System um?

So läuft eine ERP-Umstellung ab – in 6 Schritten:

1. Ist-Analyse:
   Prozesse, Schwachstellen und Anforderungen aufnehmen
2. Anbieterauswahl:
   Systeme vergleichen, Demos testen, Referenzen prüfen
3. Datenmigration:
   Altdaten bereinigen, vorbereiten und ins neue System übertragen
4. Systemeinrichtung:
   Module konfigurieren, Rechte vergeben, Schnittstellen anbinden
5. Schulung & Testphase:
   Nutzer einlernen, Prozesse im Alltag testen
6. Go-live & Support:
   Altsystem abschalten, neues System aktivieren, laufender Support sichern

Wichtig: Projektleitung klar benennen, intern Zeit freihalten, realistische Ziele setzen.

ERP Wechsel oder Upgrade: Wie entscheide ich mich?

Wechsel oder Upgrade? Entscheidungshilfe in 5 Punkten:

• Technik veraltet?
  Wenn das System nicht mehr updatefähig ist → Wechsel
• Prozesse passen nicht mehr?
  Wenn Workarounds und Excel überhandnehmen → Wechsel
• Hersteller bietet Upgrade an?
  Wenn es modern und skalierbar ist → Upgrade prüfen
• Kosten vs. Nutzen?
  Wenn ein Upgrade genauso teuer ist, wie ein Wechsel, da der Anbieter individuelle Prozesse und Funktionen nachbauen muss → Wechsel
• Unternehmensziele?
  Wenn Wachstum, neue Märkte oder Digitalstrategie anstehen → eher Wechsel

Fazit:
Upgrade, wenn’s technisch und strategisch noch passt.
Wechsel, wenn das System bremst statt unterstützt.

Was ist ERP Migration?

ERP-Migration ist die Übertragung von Daten und Prozessen in ein neues ERP-System.
Konkret heißt das:

• Altdaten extrahieren und bereinigen
• Strukturen an das neue System anpassen
• Importieren und testen
• System parallel prüfen (Testbetrieb)
• Go-live durchführen

Ziel:
Keine Datenverluste, saubere Prozesse, schneller Übergang.

Risiko:
Fehlerhafte Migration = Chaos im Tagesgeschäft. Daher: gut vorbereiten, sauber testen, Experten einbinden.

Auf welche Merkmale sollte ich beim neuen ERP-System achten?

Was ein neues ERP-System unbedingt draufhaben sollte:

• Skalierbarkeit:
  Wächst mit, wenn Ihr Unternehmen durchstartet. Kein Bock auf ein System, das beim ersten Wachstumsschub schlappmacht.
• Offene Schnittstellen (API):
  Damit Ihr ERP nicht im Elfenbeinturm sitzt, sondern locker mit Ihren Tools quatscht.
• Bedienerfreundlich:
  Wenn Sie dafür ein Handbuch brauchen, ist es das falsche System. Intuitiv oder nix.
• Brancheneignung:
  Standardfunktionen, die zu Ihrem Alltag passen. Kein ERP von der Stange, das nichts kann außer hübsch aussehen.
• Automatisierung:
  Schluss mit Copy-Paste und Excel-Akrobatik. Ihr System soll mitdenken – nicht Sie ausbremsen.
• Support, der wirklich hilft:
  Nicht erst nach dem dritten Ticket oder der fünften Warteschleife. Sondern direkt, kompetent und ohne „Bitte versuchen Sie’s später nochmal“.
• Regelmäßige Updates:
  Weil Stillstand im digitalen Zeitalter keine Option ist. Sicherheit, Stabilität, Zukunftsfähigkeit – ohne betteln zu müssen.

Tipp zum Schluss:
Nicht nur auf Funktionen schielen.
Der Umsetzungspartner entscheidet, ob Ihr Projekt ein Erfolg wird oder ein sehr teures Experiment. Also: Referenzen checken, Bauchgefühl ernst nehmen, kritisch bleiben.

Wie lange dauert eine ERP-Umstellung?

Dauer einer ERP-Umstellung:

• Kleine Unternehmen: 3–6 Monate
• Mittelgroße Unternehmen: 6–12 Monate
• Große Unternehmen: 12–24 Monate

Faktoren, die die Dauer beeinflussen:

• Komplexität der Prozesse
• Datenmigration und -bereinigung
• Anzahl der Nutzer und Schulungen
• Anpassungen und Integration mit anderen Systemen

Je besser die Vorbereitung, desto schneller die Umstellung.

Wer sollte zum Thema ERP-Wechsel unbedingt an einem Tisch sitzen?

Wichtige Personen für den ERP-Wechsel:

• Projektleiter:
  Koordiniert und sorgt für den Überblick
• IT-Leitung:
  Stellt technische Anforderungen und Integrationen sicher
• Fachabteilungen:
  Geben Input zu Prozessen und Bedürfnissen (z. B. Vertrieb, Produktion, Logistik)
• Finanzabteilung:
  Bezieht sich auf Budgets und langfristige Planung
• Key User:
  Nutzer, die das System später täglich bedienen
• Management:
  Gibt die strategische Richtung vor und unterstützt die Entscheidung

Tipp: Ein interdisziplinäres Team ist wichtig, um alle Perspektiven abzudecken und Probleme frühzeitig zu erkennen.

Worauf sollte ich beim ERP-Wechsel achten?

Worauf beim ERP-Wechsel achten:

1. Klare Ziele:
   Was soll das neue System wirklich leisten?
2. Anforderungsanalyse:
   Welche Funktionen und Prozesse sind für Ihr Unternehmen entscheidend?
3. Projektplanung:
   Zeitrahmen, Budget und Ressourcen realistisch festlegen
4. Datenmigration:
   Daten genau prüfen, bereinigen und korrekt übertragen
5. Schulung der Nutzer:
   Mitarbeitende frühzeitig einbinden, damit sie das neue System schnell verstehen
6. Testphase:
   Umfangreiche Tests vor dem Go-live, um Fehler früh zu erkennen
7. Support und Wartung:
   Sicherstellen, dass der Anbieter guten Support und regelmäßige Updates bietet
8. Change Management:
   Mitarbeitende auf den Wandel vorbereiten, Akzeptanz fördern

Tipp: Risikomanagement nicht vergessen – unvorhergesehene Probleme können die Umstellung verzögern.

Wie gehe ich bei einem ERP-Wechsel vor?

Schritt-für-Schritt bei einem ERP-Wechsel:

1. Ziele definieren:
   asd
2. Anforderungsanalyse:
   Prozesse und Anforderungen genau prüfen. Welche Funktionen sind notwendig?
3. ERP-Anbieter auswählen:
   Angebote vergleichen, Anbieter mit Erfahrung und Referenzen in Ihrer Branche wählen.
4. Projektteam zusammenstellen:
   IT, Fachabteilungen, Key User und externe Berater an Bord holen.
5. Datenmigration vorbereiten:
   Daten bereinigen, strukturiert in das neue System übertragen und testen.
6. System konfigurieren und anpassen:
   Das ERP-System gemäß den Anforderungen einstellen und auf Ihre Prozesse anpassen.
7. Schulungen durchführen:
   Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen und schulen, um Akzeptanz zu sichern.
8. Testphase:
   System intensiv testen, Fehler beheben und Anpassungen vornehmen.
9. Go-live:
   Das neue ERP-System in Betrieb nehmen und gleichzeitig auf Support und Wartung achten.
10. Nachbetreuung:
    Den Betrieb überwachen, Feedback einholen und nötige Anpassungen durchführen.

Tipp: Mit einer klaren Planung und Kommunikation läuft der Wechsel deutlich reibungsloser.

ERP-Wechsel: On-Premises oder Cloud?

Cloud oder On-Premises – was passt besser zu Ihnen?

Cloud ist perfekt, wenn Sie:

• Schnell loslegen wollen
• Wenig eigene IT-Ressourcen haben
• Ein System suchen, das einfach mitwächst

On-Premises ist ideal, wenn Sie:

• Die volle Kontrolle über Ihre Daten brauchen
• Hohe Anforderungen an Individualisierung haben
• Strenge IT-Richtlinien einhalten müssen

Und bei e.bootis?
Sie müssen sich nicht zwischen Schwarz oder Weiß entscheiden – wir bieten Ihnen beides:

• Cloud aus eigenem deutschen Rechenzentrum – DSGVO-konform, sicher, kein Hyperscaler-Risiko
• On-Premise mit echten Kauf-Lizenzen – das Modell wirkt heute fast schon retro. Viele unserer mittelständischen Kunden schätzen es aber.

Fazit:
Sie behalten die Wahl – und wir kümmern uns darum, dass Ihr ERP genau da läuft, wo es am besten für Sie passt.