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Compliance Management: Mehr Rechtssicherheit für Ihren Handel dank moderner ERP-Software

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Compliance Management System liefert Rechtsicherheit im Handel

Mittlerweile ist das Thema Compliance Management auch in mittelständischen Unternehmen angekommen. Zeit, den früher meistens nur mit börsennotierten Konzernen in Verbindung gebrachten Begriff näher unter die Lupe zu nehmen.

Per Definition versteht man unter Compliance die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Richtlinien sowie die Erfüllung von ethischen Standards und Anforderungen, die sich Unternehmen selbst gesetzt haben.

Datenmissbrauch, Umweltschutzvergehen, Korruption und Kartellverstöße stehen hierbei oftmals an erster Stelle der Hitliste, wenn Compliance-Vergehen publik werden. Besonders die letzten Beiden, wenn Unternehmen versuchen, im Projektgeschäft oder bei Expansionen ins Ausland vermeintliche Markteintrittsbarrieren abzubauen.

Doch spätestens seit 09/11 und der Zunahme von Waren der Kategorie „Dual-Use“, durch die einige Produkte und Technologien für militärische Zwecke entfremdet werden können, haben die Gesetzgeber aller Länder ihre gesetzlichen Regelungen verschärft. Entsprechend strikt wachen die einzelnen Staaten darüber, ob der rechtskonforme Handel zwischen Geschäftspartnern eingehalten wird.

Compliance-Verstöße werden auch im Inland geahndet

Oft wähnen sich Unternehmen auf der sicheren Seite, weil sie „nur“ im Inland Handel betreiben. Doch die Compliance-Regelungen betreffen nicht nur grenzüberschreitende Transaktionen, sondern auch alle im Inland getätigten Geschäfte. Vernachlässigt man diese Tatsache wird der Geschäftspartner plötzlich zum Risiko.

Um zum Teil schmerzhafte Geldstrafen zu vermeiden, gilt es jeden Geschäftspartner und jedes Vertragsverhältnis im Vorfeld auf Herz und Nieren zu prüfen. Nichts, was manuell mal eben auf die Schnelle zu erledigen ist. Denn ständig hunderte von Datensätzen und sich permanent verändernde Namenslisten wie CFS-Liste, Denied Persons List, Consolidated List of Financial Sanctions Targets oder sich ändernde Gesetzesgrundlagen im Blick zu haben erfordert nicht nur ein gutes Gedächtnis, sondern frisst zudem einen nicht unerheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit.

Wie können Ihnen moderne Compliance Management Systeme die tägliche Arbeit erleichtern?

Mithilfe eines Sanktionslisten-Screenings überprüfen Sie Ihre Geschäftspartner auf eventuell bestehende Finanzsanktionen. Egal, ob es sich um Länderembargo- oder sonstige Antiterror-Verordnungen handelt. Dank Online-Compliance-Prüfungen können Sie Ihre Kontakte in gesicherten automatisierten Prozessen immer gegen aktuellste Listen prüfen. Ob die Adressaten dabei einer Einzel- oder einer Batchprüfung unterzogen werden sollen, entscheiden Sie!

Sogenannte Quick-Checks ermöglichen Ihnen die Schnellprüfung einzelner Lieferungen und kritischer Konstellationen im jeweiligen Geschäftsprozess genauso wie die Vermeidung von Namensdubletten und unscharfen Such-Algorithmen.

Behalten Sie Ihre Lieferungen mit der Exportkontrolle im Blick! Besteht ein Embargo gegenüber dem Land in dem Ihr Kunde ansässig ist? Dürfen Ihre Produkte ohne weiteres versendet werden oder besteht eine Genehmigungspflicht? Darüber hinaus dürfen Sie auch nicht den Endverwendungszweck Ihrer Produkte aus dem Auge verlieren. Ihr Compliance-Management-System hält all diese Informationen für Sie zusammen.

Oft wird vergessen, dass Compliance auch steuerrechtlich von großer Bedeutung ist. Zwar sind Sie als exportierendes Unternehmen z.B. von der Umsatzsteuer für Exporte innerhalb der EU befreit – aber nur, wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Kunden die Zahlung übernehmen. Bei diesem Nachweis unterstützt Sie eine Umsatzsteuer-ID-Prüfung – durch ein modernes ERP-System einfach per Webservice.

Darum ein klares „Ja“ zu einem modernen Compliance Management System

Der Einsatz eines Compliance-Management-Systems in Verbindung mit einer modernen ERP-Lösung trägt erheblich zur Risikominimierung in Ihrem Unternehmen bei und lässt Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen. Denn dank automatisierter und transparenter Geschäftsprozesse bleibt Ihnen keine gesetzliche Änderung verborgen.

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