IBK Wiesehahn GmbH Industrietechnik, Bottrop

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Industrietechnik-Händler IBK Wiesehahn hat wieder Luft in der Auftragsbearbeitung

Familienbetriebe sind die besseren Geschäftspartner, dachte sich Birgit Wiesehahn-Haas, geschäftsführende Gesellschafterin der IBK Wiesehahn GmbH in Bottrop. Als die Schlauch- und Dichtungstechnik-Spezialisten eine neue Unternehmenssoftware benötigten, wählten sie darum die Standardlösung e.bootis-ERPII aus – nicht nur, weil es die Anforderungen des veredelnden Großhandels am besten erfüllte, sondern auch, weil der Hersteller gleichfalls ein regional ansässiger Familienbetrieb ist.

Shortfacts

Ausgangssituation

  • Angebots- und Auftragsbearbeitung stieß durch gestiegene Anzahl an Kleinaufträgen an ihre Grenzen
  • Unflexible Altsoftware konnte veränderte Prozesse nicht mehr darstellen
  • Wiederholt auftretende Anpassungen wurden zu teuer

Entscheidung für e.bootis-ERPII

  • Plattformunabhängig konzipiert
  • Schnelle, flexible Anpassung der Oberfläche
  • Abbildung von Handel und Produktion in einem System
  • Benötigte Funktionen und Abläufe schon im Standard integriert
  • Erfahrung im technischen Handel
  • Durch technologische Modernität ist Zukunftssicherheit gewährleistet

Ergebnis nach Implementierung

  • Optimierung des Produktionsprozesses
  • Deutliche Effizienzsteigerungen und Einsparungen
  • Belegkette erlaubt Zugriff auf alle Belege zu einzelnen Vorgängen
  • Aufwändige Recherche wurde reduziert, sodass das Unternehmen zu allen Themen auskunftsfähig bleibt


Über IBK Wiesehahn Industrietechnik

Die IBK Wiesehahn GmbH begann 1966 als reiner Großhändler von Spezialpro­dukten für Hüttenwerke, Chemieanlagen und Maschinenbau. Heute beschäftigt der Bottroper Betrieb rund 40 Mitar­beiter und liefert ein umfangreiches Industrietechnik-Programm – Kühlwas­ser-, Chemie- und Edelstahlwellschläu­che, Kompensatoren, Dichtungen und Kunststoffteile – an Kunden im In- und Ausland. In der hauseigenen Fertigung werden außerdem spezielle Armaturen, Dichtungen und Schläuche aus Stahl, Gummi und Kunststoff hergestellt. Produktion.

 


Individualisierbare Standardlösung für IBK Wiesehahn

Die Ausgangssituation: Neue Geschäftsprozesse, starres System

Mit der steigenden Komplexität der An­forderungen und der stetig wachsenden Zahl an Kleinaufträgen stieß die bishe­rige Angebots- und Auftragsbearbeitung ohne weitere Zusatzkräfte zunehmend an ihre Grenzen. Die bis dato eingesetz­te Software war keine Hilfe – sie war technologisch veraltet, ineffizient und deckte die veränderten Abläufe nur noch unzureichend ab.

Die ständigen Anpas­sungen wurden Geschäftsführerin Birgit Wiesehahn-Haas schließlich zu teuer. Im Jahr 2004 zog sie schließlich einen Schlussstrich und entschloss sich für die Anschaffung eines neuen Systems: „Wir wollten eine von Grund auf moderne, zukunftsfähige Unternehmenssoftware haben, um den steigenden Aufwand pro Auftrag aufzufangen und notwendige Anpassungen einfacher und günstiger umzusetzen.“

 

 

 

Entscheidung für das „naheliegende“ System

Mit e.bootis entschieden sich die Bottroper schließlich für ein im wahrsten Sinn des Wortes ,naheliegendes‘ ERP-System, das nicht nur beide Themenbereiche durchgängig abdeckte, sondern auch die geforderte technologische Modernität und Zukunftssicherheit bot. „Besonders positiv empfanden wir, dass wir mit der Software jederzeit neue Anforderungen umsetzen können und damit in der Lage sind, im Angebotsprozess den Austausch von Zeichnungen, Zertifikaten und jeder Menge produktspezifischer Merkmale mit unseren Kunden, aber auch mit Lieferanten, vorzunehmen.

Da wir keine C-Teile liefern, sondern Auftragsfertiger sind, ist die Angebotsbearbeitung und -verfolgung für uns der geschäftsentscheidende Vorgang.“ Außerdem konnte Hersteller e.bootis mit jahrzehntelanger Erfahrung im Technischen Handel überzeugen, denn das e.bootis-ERPII-System ist auf Basis seines erfolgreichen Vorgängers komplett neu entwickelt worden. e.bootis-ERPII kam bei IBK zunächst mit den Modulen Handel, CRM, Archiv und Datev-Anbindung zum Einsatz.


 
 
 

Produktion und Handel unter einen Hut bringen

Die neue ERP-Lösung sollte durchgän­gig und plattformunabhängig konzipiert sein, alle benötigten Funktionen und Abläufe möglichst schon im Standard abbilden und einfachen Anpassungs-und Gestaltungsspielraum durch vari­abel konfigurierbare Oberflächen und Datenfelder bieten. Last but not least sollte der Anbieter sich im Technischen Handel auskennen und einen zuverläs­sigen, flexiblen Service gewährleisten können.

Das Problem: Viele Lösungen am Markt waren entweder nur für die Produktion oder nur für den Handel optimiert. „Wir wollten aber unsere übergreifenden Abläufe in einem System integriert sehen, mit einfachem Produktionsdurchlauf und auf uns abgestimmten Dokumenten.“ Birgit Wiesehahn-Haas, die auch Vize­präsidentin der IHK Nordwestfalen ist, hörte sich in der Branche um und informierte sich auf Fachmes­sen.

 

 

 

Auskunftsfähig bleiben

Der IBK-Produktionsprozess wurde dabei gemeinsam mit dem Anbieter neu konzipiert. Produktionspapiere sind dadurch genau auf den Bedarf der Bottroper abgestimmt und können mit einem Mausklick erstellt werden. „Funktionen wie ,Angebot aus Angebot‘ oder ,Auftrag aus Angebot‘ sparen uns erheblich Zeit. Außerdem ist die integrierte Archivierung für uns sehr nützlich. Über die Belegkette werden uns alle Belege, Zeichnungen, Prüfzeugnisse etc. zu einzelnen Vorgängen direkt am Bildschirm angezeigt.

Unnötige, zeitaufwändige Recherchen gehören der Vergangenheit an und wir sind sofort am Telefon zu allen Themen auskunftsfähig“, so Birgit Wiesehahn-Haas. Viel genutzt wird auch der integrierte Reportgenerator Crystal Reports: „Damit können wir sämtliche Belege und Statistiken optimal auf unsere Belange anpassen. So lässt sich auch z.B. ein individueller Etikettendruck einfach abbilden.“

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