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Worum geht es in diesem ERP-Auswahl Handbuch?

  1. Auswahlprozess einfach erklärt:
    Wie ist das Vorgehensmodell bei einer prozessorientierten ERP-Auswahl?
  2. Wesentliche Auswahlkriterien:
    Wie gestalten Sie eine ERP-Auswahl erfolgreich?
  3. Inklusive ERP-Auswahl Checkliste:
    Checkliste für jeden Schritt bis zu Ihrem perfekten ERP-System

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Changemanagement hilft Kunden bei erfolgreichen ERP-Projekten

Thorsten Kott
Geschäftsführer der Anton Klocke Antriebstechnik GmbH

„Wer gerade am Anfang einer ERP-Auswahl steht, findet hier ein umfangreiches Handbuch, das alle wesentlichen Aspekte in ein einfaches Vorgehensmodell fasst. Eine Pflichtlektüre für jeden, der ein ERP-System sucht!“

ERP Software Auswahl erfolgreich gestalten

Wenn Sie diese Zeilen lesen, stehen Sie vermutlich gerade vor einer folgenschweren Aufgabe: Die Auswahl des passenden ERP-Systems für Ihr Unternehmen. Dabei ist es erst einmal egal, ob eine ERP-Software erstmalig eingeführt werden soll oder eine bereits bestehende Lösung abgelöst wird.

Sie sehen sich gerade einer gewaltigen Herausforderung gegenüber, die nicht nur eine Frage aufwirft. Vielmehr fällt es schwer durch das Dickicht aus etablierten Unternehmensprozessen und Abteilungsanforderungen zu blicken, ohne den Fokus auf strategische Unternehmensziele zu verlieren. Und dann war da ja auch noch die Sache mit dem Budget…

Kennen wir!

Und wir können Sie beruhigen: Jeder, der schon mal ein ERP-System eingeführt hat, stand irgendwann an diesem Punkt.

Da wir diesen Prozess als ERP-Hersteller schon hunderte Male mitverfolgen durften, haben wir alle wichtigen Fragen zum Thema ERP-Auswahl in einen 40-seitigen Ratgeber gepackt, der Ihnen den Auswahlprozess so ausführlich wie nötig und angenehm wie möglich näherbringt.

ERP-Auswahl Ratgeber

Eine grobe Übersicht, womit Sie sich in naher Zukunft beschäftigen werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgelistet.

Das richtige Vorgehensmodell entscheidet bei der prozessorientierten Auswahl eines ERP-Systems!

Tausend Ideen, aber womit starten? Ohne Vorgehensmodell wird eine prozessorientierte ERP-Auswahl schnell zu einer Chaos-Mission und ein zufriedenstellendes Ergebnis rückt in weite Ferne.

Doch bevor wir uns in die Konfiguration des Vorgehensmodels stürzen, sollten Sie sich über drei wesentliche Grundlagen einer ERP-Auswahl Gedanken machen:

  • Die Unternehmensvision
    Oder vielmehr die Frage, warum benötigen Sie ein neues ERP-System, um diese Vision zu verfolgen? Die Formulierung einer klaren Begründung bietet einen Ankerpunkt für das Projekt und hilft den Auswahlprozess zielorientiert zu gestalten
  • Das Budget
    Was Sie wollen, was Sie benötigen und was Sie bezahlen möchten sind unter Umständen sehr unterschiedliche Dinge. Die berühmte Frage „Was kostet ein ERP-System?“ ist ungefähr so präzise zu beantworten wie die Frage „Was kostet ein Auto“: Edellimousine oder Kleinwagen?
    Wichtig ist es hier, eine realistische Einschätzung zu erhalten, was Sie für ein neues ERP-System ausgeben müssen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem ERP-Auswahl Ratgeber.
  • Das Auswahlteam
    Der Erfolgsfaktor Nummer 1. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter hinter sich haben, wird ein neues ERP-System auch den gewünschten Erfolg bringen. Investieren Sie daher genug Zeit, ein fortschrittlich orientiertes Auswahlteam zu bilden und – vor allem – räumen sie diesem auch genügend zeitliche Ressourcen ein! Was dabei zu beachten ist, habe wir natürlich auch in unseren ERP-Auswahl-Ratgeber gepackt.

Sind diese Grundlagen geklärt, ist es sinnvoll das weitere Vorgehen zu überdenken. Allen Beteiligten muss klar sein, was bis wann geschafft werden soll.

Sie brauchen einen Masterplan, der das Ziel hat, die maximal mögliche Auswahlsicherheit in einem abgesteckten zeitlichen Rahmen zu ermöglichen. Ziel ist dabei das richtige Stichwort, denn ohne Zielvorgaben laufen Sie Gefahr, dass der Auswahlprozess zu einem ausufernden Projekt wird.

Zerlegen Sie dazu die einzelnen Auswahlschritte in Unterprojekte, die Sie mit Ihrem Team nach klar definierten Richtlinien abarbeiten. Einen möglichen Ablauf sehen Sie dazu in der folgenden Grafik:

ERP-Auswahl Vorgehensmodell: Die verschiedenen Etappen eine ERP-Auswahl entlang eines Zeitstrahls

Was sind die Anforderungen und Kriterien bei einer ERP-System Auswahl?

Vorweg: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Kriterien für die ERP-Auswahl. Und das ist auch gut so, denn oftmals liegen darin die Wettbewerbsvorteile eines Unternehmens.

Dennoch gibt es ein paar allgemeine Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten:

Funktionen und Prozessabdeckung

Logisch, Ihre Prozesse sollten durch die Funktionen im neuen ERP-System abgedeckt sein. Was sich einfach anhört, gestaltet sich in der Realität als Stolperfalle. Denn um die Leistungsgrade einzelner ERP-Systeme zu ermitteln, benötigen Sie gut vorbereitete Unterlagen, welche die Fülle der vorliegenden Daten strukturieren.

Dazu gehört vor allem die Dokumentation Ihrer aktuellen Ist-Prozesse und eine Vorstellung davon, wie es mal laufen soll. Üblicherweise wird dies in Soll-Prozessen definiert. Machen Sie nicht den Fehler, Ihre jetzigen Abläufe blind im neuen ERP-System abzubilden, ohne diese auf ihre Sinnhaftigkeit zu hinterfragen.

Kosten

Vermutlich der einfachste Part bei der ERP-Auswahl, weil relativ sicher zu ermitteln. Neben den einmaligen Anschaffungskosten eines ERP-Systems, sollten Sie unbedingt die wiederkehrenden Kosten im Auge behalten.

Im Fachchinesisch nennt sich das Total-Cost-of-Ownership (TCO). Dazu zählen z.B. Wartungsgebühren, die in der Regel prozentual auf Lizenzen und Entwicklungen erhoben werden. Nicht zu vergessen sind aber auch Kosten die entstehen, wenn z.B. die ERP-Software ein Update erhält. Sind diese Updates bei den in Frage kommenden ERP-Systemen im Preis enthalten oder kommen zusätzliche Kosten auf Sie zu?

Investitionssicherheit

Niemand kennt die Zukunft (auch nicht ERP-Hersteller), aber Sie können heute schon das Bestmögliche tun, um für die Zukunft gewappnet zu sein. Dazu zählt es wandlungsfähig zu bleiben. Vor allem im Kopf, aber auch bei Ihrer eingesetzten Unternehmenssoftware. Deswegen setzen Sie auf eine Software, die auch Änderungen in Ihrem Betriebsablauf oder Wertschöpfungsmodell problemlos begleitet. Es wäre unglücklich, wenn Sie bei neuen Anforderungen auch eine neue Software benötigen.

Oft wird in Auswahlprozessen der Fehler gemacht, sich nur auf den ersten und zweiten Punkt zu konzentrieren, ohne die langfristige und strategische Zukunftsfähigkeit im Blick zu haben. Sorgen Sie also dafür, dass in Ihrem Lastenheft nicht nur funktionale Anforderungen abgefragt werden.

ERP-Auswahl Checkliste: Schritt für Schritt zum richtigen ERP-System

Eine ERP-Softwareauswahl ist keine alltägliche Aufgabe in Ihrem Unternehmen. Daher ist es sinnvoll, bestimmte Schritte anhand einer Checkliste abzuarbeiten. So haben Sie nicht nur im Blick, welche Schritte als nächstes erforderlich sind, sondern können immer kontrollieren, ob Sie auch an alles gedacht haben.

Trotz allem kann eine Checkliste zur ERP-Auswahl immer nur sehr allgemeingültige Aspekte abfragen. Es liegt an Ihnen, diese auf Ihr Unternehmen zu übertragen und mit Inhalt zu füllen.

Aber keine Angst, mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite ist auch das zu schaffen. Wir haben deswegen in unserem Ratgeber nicht nur Kriterien zur Auswahl eines ERP-Systems beleuchtet, sondern am Ende jedes Kapitels eine Checkliste eingebaut, die zusammenfasst, welche Überlegungen in welcher Phase wichtig sind.

ERP-Auswahl Ratgeber
Autor: Tim Langenstein

Über den Autor: Dr. Tim Langenstein

Als Beratungsvorstand des ERP-Herstellers e.bootis aus Essen wird Dr. Tim Langenstein täglich mit den Problemen und Herausforderungen des Mittelstands konfrontiert. Mit über 15-jähriger Erfahrung in der ERP-System-Branche kennt er nicht nur die Anforderungen an moderne ERP-Software, sondern entwickelt praxisnahe Lösungen, die messbare Mehrwerte im Zeitalter der Digitalisierung liefern. Sein Fokus liegt auf der digitalen Unternehmensorganisation und der softwareseitigen Optimierung von Prozessen.